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人才的全球化竞争使企业的人力资源管理面临前所未有的挑战，企业只有更好地吸引、保留和发展自己所需人才，才能拥有竞争优势而立于不败之地。人力资源部门必须从其传统的人事管理角色转换为企业战略发展的顾问和伙伴，从重复性的日常事务中解脱出来，投入更多精力到人力资源的发展和战略规划中。为了实现这一目标，企业借助信息技术来优化人力资源的核心业务流程，提高工作效率，支持战略决策。而信息技术本身只是一种工具和手段,只有当信息技术与管理技术实现了完美的结合,才能发挥其巨大的威力。人力资源管理系统(Human Resource Management System, HRMS)是信息技术与人力资源管理技术结合的产物，它的主要作用体现在以下几个方面：
提高HR部门的工作效率：帮助HR部门处理日趋复杂和繁琐的例行性事务，这些例行性工作大部分都是基于经验的重复劳动，琐碎烦杂，缺乏创造性，但又是人力资源管理中不可缺的基本事务，需要持续占据HR管理人员的大量时间。因此，对HR部门而言，人力资源管理系统可以提高他们的工作效率，使管理人员从日常事务中解脱出来，考虑更具战略意义的课题。人力资源管理系统还可以完整地记录所有员工的人事信息，快捷、方便地获得各种统计分析结果，为公司战略目标的实现提供人力资源要素的决策支持。
规范HR部门的业务流程：当HR管理者从繁杂的人事事务中解脱后，可以将更多的精力用于规范人力资源运作体系的业务流程。招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、员工职业计划、离职流程等的设计都将进入HR部门的考虑范围。HRMS系统不仅能将HR部门的工作职能完全覆盖并划分清楚，并且能在系统中体现经过优化了的业务流程。
为公司和员工提供增值服务：公司人力资源运作的重点将从事务管理向企业战略伙伴方向发展。HR部门无需在重复的事务性工作上花费大量的时间和精力，它将为HR部门的服务对象（管理者与员工）提供更多的增值服务。比如，如何根据公司战略制定人力资源战略；如何通过合理的招聘技术与测评技术为公司选择合适的人才；如何通过工作分析技术以及相应的绩效管理体系来提升组织与个人绩效；公司领导如何能方便地了解公司人力资源的各种状况；各部门长如何参与本部门的人力资源管理；员工如何从规范的人力资源管理中受益等等。
提供自助服务：HRMS系统是从“全面人力资源管理”的角度出发，利用Internet/Intranet技术为HR管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台，在满足HR部门业务管理需求的基础上，能将HR管理上不同的角色联系起来，使得HRMS系统成为公司实行“全面人力资源管理”的纽带，为HR部门之外的其他管理人员及员工提供各种形式的自助服务，包括CEO自助服务、直线经理自助服务、员工自助服务等功能。
◆CEO自助服务：对CEO而言，HRMS系统首先是人力资源信息查询与决策支持的平台。CEO可以不通过HR部门的帮助，自助式地获取公司人力资源的状态信息，在条件允许的情况下（要求公司业务管理系统、财务系统的基础数据比较完善，并能跟HRMS系统平台集成起来），CEO还能获得各种辅助其进行决策的人力资源经营指标。其次，利用HRMS系统平台，当某个HR管理活动的流程到达CEO处时，CEO还可以在网上直接进行处理。
◆直线经理自助服务：对直线经理来讲，HRMS系统是其参与HR管理活动的工作平台，通过这个平台，直线经理可在授权范围内在线查看所有下属员工的人事信息，向人力资源部申请用人指标，提交招聘、培训计划，对员工的转正、培训、休假、离职等流程进行审批，并能在线对员工进行绩效管理。
◆员工自助服务：员工利用HRMS系统平台，可以在线查看公司组织结构、各部门员工岗位结构、职务关系、其它员工基本信息和联系方式、内部招聘信息、个人全部人事信息、个人薪资及薪资历史状况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况；提交休假申请、培训申请，对自己进行阶段性及年度考核自评，进行个人绩效管理；更新个人信息，应聘内部职位，与HR部门进行电子方式的沟通等等。
目前，集团实施了包括人事管理、组织管理、招聘管理、培训管理、考评管理、薪资福利管理、时间管理、员工自助、HR工作流，以及其他有关信息系统（包括与MAS财务、考勤门禁、E-Learning接口）等融为一体的集成性的人力资源管理系统，目的是提高中集自身的信息化管理水平，整合中集的人力资源，树立在全集团范围员工心目中的公司形象，规范全体员工和管理者的行为，提高全集团的整体管理水平和核心竞争力。
集团已在总部及新会中集试点实施了HRMS系统，并已上线运行。总的看来，推行较为顺利并基本达到预期效果，但总的效果需在集团范围内全面实施HRMS系统后才能显现。集团在吸取了总部和新会中集实施的经验、教训后，下一步将在南通中集和中集北洋两公司同时进行推广性试点。在实施过程中将会遇到许多困难，大家需要有充分的思想准备。现将实施过程中总结的几点经验和教训供大家参考：
■公司应有明确的需求，清楚目前最需要HRMS解决的重点问题。由于各公司行业背景、管理基础、重点针对的员工类型（干部或工人）各不相同，因而各公司实施的侧重点各不同。
■HRMS系统的成功推行，有赖于各方的紧密合作，包括软件供应商、公司内部各部门。软件供应商、公司各部门（主要是生产部门、财务部门、信息管理部门、人力资源部门）的积极配合对系统的成功推行尤为重要。HRMS系统的推广需要专人负责，专项督办，突破管理瓶颈是关键。
■充足的人员配备。人力资源部门、信息管理部门、软件供应商需配备充足的人员，任何一方资源配备不到位，都将影响项目的质量和进度。
■人力资源管理基础薄弱的公司应加强基础工作后才上线实施HRMS系统。人力资源管理基础较好的公司，一般都有一套比较完善的人事处理流程，管理较规范，员工的人事基础数据较完整，在此基础上实施HRMS系统较为可行。否则HRMS不仅不能减少HR部门的工作量、提高工作效率，发挥帮助作用，反而会增加原有人员的工作负担，降低工作效率。
■HRMS系统中的自助功能和邮件提醒、预警功能要求公司具备良好的网络环境和计算机硬件设施，这样才能充分发挥其功能，取得良好的应用效果。
■由于HRMS系统是建立在标准业务流程基础之上的，它要求员工个人的习惯服从于公司统一的管理规范，这对实现HR管理行为的规范化是十分有益的，而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯，才能发挥最佳作用。
总之，一个好的人力资源管理系统，不仅是HR管理的信息处理工具，更是规范HR管理的方法论。它消化吸收了先进的人力资源管理理念，诠释人力资源管理的全部内容与业务流程，优化和规范其业务流程，从而成为企业人力资源部门信息化、职业化和个性化的管理平台。但是，值得指出的是，HRMS系统只是一个管理工具，不可能解决人力资源领域里所有的问题。我们不应认为：只要推行了HRMS系统，HR部门便可以一劳永逸。其实，对于企业文化的建设、薪酬与绩效体系的设计、职位分析、重要员工职业生涯规划等工作，是需要靠管理者结合公司业务实际情况进行创造性思考才能完成，而HRMS系统是无法胜任的。
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