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如今，很多企业投入了大量的人力、物力和财力开始购买和实施HRMS。但是，对于项目的发起人和项目经理来讲，除了要协调和解决由于运行了新的系统后而造成的矛盾之外，还有一个非常突出的问题就是:
有投入就要有回报，购买和实施HRMS到底给企业带来什么效益和回报？本文主要说明HRMS如何提高企业的人力资源管理水平、如何为企业管理助力？
让人力资源管理脱胎换骨
从总体上来讲，HRMS不只是一个人力资源管理的计算机工具，HRMS在开发的过程中一般都包括了人力资源管理专家、计算机技术专家和财务人员，因此，HRMS是在先进的计算机技术基础上融入了先进的人力资源管理理念和流程，从而为企业全面提高人力资源的管理水平提供了可能。
在HRMS的实施过程中，我们会发现管理水平相对较为完善和合理的企业，实施工作往往会比管理水平相对较差的企业容易，而管理水平较差的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中的问题。如果企业领导层对HRMS项目的实施给予充分的重视，并且有勇于改革的决心和具体的行动，就有可能在企业人力资源管理水平上实现质的飞跃。
HRMS不是一个拿来就用的软件系统，它不仅是一种融合了先进的人力资源管理理念和流程的工具，同时为了满足不同地区、不同行业、不同规模、不同管理方法的客户需求，它也是一种“放之四海而皆准”的系统化管理框架。HRMS的实施过程就是将商品化软件系统的客户化过程，通过设定的目标，对本企业将要采用功能和信息进行取舍、整合、输入和系统设定，从而形成适合本企业特点的HRMS。
目前，国内有不少企业历史长、规模大、员工多，管理政策相对陈旧，长期以来由于种种需要，人为地加上很多针对部分员工的、相对短期行为的“补丁”文件，又没有及时更新，从而形成企业里的人力资源管理政策、规章、流程和信息混乱，甚至有不相容、相互矛盾的情况，这就是所谓的大企业病。繁琐和不合情理的规章制度也加剧了信息管理的难度。人力资源管理人员则陷于繁杂的日常工作和数据处理工作中，对企业人力资源管理的现状缺乏全面的了解和掌握。
实施HRMS并不只是简单地将信息输入到系统中, 用计算机代替手工或半手工的工作,而是一个系统地反思和更新本企业人力资源相关政策、规章、流程和数据的契机。由于实施HRMS需要全面分析现有的政策、规章、流程和信息，在标准的HRMS框架的束缚下重新设定和架构人力资源相关数据的分类，工资项的计算方法和信息项及其内容的补充和整合等。通过这个过程，项目实施人员不仅可以从宏观和微观上清楚地了解到本企业人力资源的管理现状和存在的问题，而且也为调整、理顺和改进工作提供了宝贵的机会。
使招聘和培训更加合理
通过HRMS将相关信息有效地组织起来，有可能实现企业内人力资源的组织、配备和招聘更加科学化、系统化。它主要体现在四个方面：
员工招聘 通过HRMS可以建立备用人才库，将由于种种原因没有录用但有潜在可能的人才信息（包括面试的结果）统一管理起来，形成企业的备用人才库，当有招聘需求时，可以首先在企业的备用人才库中搜寻相关信息，有效地利用以往的工作记录，缩短招聘周期，提高工作效率。
通过基于HRMS建立的备用人才库，使一线经理可以直接到系统中去查阅相关人员的全面信息，直接了解到应聘人员的工作经历、特长、技能和以往面试的结果，有利于企业和部门合理配置员工，在满足职位需求的前提下，招聘到具有其他技能的“多面手”。
员工配备
通过HRMS中的教育、工作经验和技能信息可以在企业里实现人力资源整体的合理配置，这种基于能力和技能的员工配备，可以将有如计算机、外语、财务等技能的员工在各部门调配，这不仅是对学习的鼓励和肯定，有利于他们在企业里发挥各自的特长，将个人的爱好与工作有机地结合起来，在企业里形成爱学习、爱钻研的良好风气，而且还可以充分利用他们的知识和技能来改进各部门的工作，提高企业的整体形象，同时也有利于在企业里采用和普及新技术。
继任人计划
通过HRMS中经过整合的信息，可以系统地建立继任人计划，通过对员工的学历、工作经验、技能、绩效和已经接受过培训的筛选，将部分相对合格的员工列为某个职位的继任人，并针对他们有可能要继任的岗位需求，进行有系统的、有目的的锻炼、培训和追踪考查，在关键员工流失后可以及时地补充上去，有效地降低关键员工的流失给企业带来的损失。
强化培训
通过HRMS的集成性有可能实现有效的培训管理，如根据个人的培训历史纪录、职位需求、继任人计划和个人发展计划中的培训需求合理地安排培训计划；对学员的学习成绩，学员对培训师教学效果的评价以及培训的实际效果进行汇总和分析等等，可以使得企业的培训课程安排更加注重实际效果，减少浪费和对培训师是否称职的评价更加科学和全面。
使信息管理落到实处
HRMS将企业中人力资源管理相关的信息集中管理起来，形成了经过整合的、全面的信息源。企业领导可通过在HRMS中浏览和查询，既可以得到汇总的信息，也可以得到具体的、详细的信息，这些未经过滤的、第一手的信息，不仅可以活跃他们的思维和触发灵感，而且也可以利用HRMS生成综合的分析报表供决策时参考，从而有效地避免以往决策中拍脑袋的办法，将决策过程从定性改进为定量。
如在薪资普调或薪资体系变更前，可以按部门、岗位、学历、工作年限、年龄等生成员工的历史薪资分析报告;
在考查本企业人力资源规划时生成按部门的学历、年龄、技能等综合报告；在考虑产品质量和服务出现问题时，可以生成按岗位和员工类别的平均工资、最低工资和最高工资的分析报告等供企业领导参考。有一个企业曾经有一段时间的一个产品质量出现了问题，由于采用了HRMS，企业领导层在考虑其原因时要求人力资源部门出一个各部门的人员分类平均薪资报告，从报告中发现生产这个产品的车间某类员工的平均工资比其他车间类似人员要少很多，当然产品质量出现问题并不一定是由工资少所决定的，而各个车间的工作性质也会对工资产生影响，但综合的、定量的分析报告可以给领导层在分析问题和决策时提供参考和帮助。
强调公平、公正、合理
亚当斯认为，在企业里员工更为关注的不是报酬的多少，而在于报酬分配中作为员工个人认为他在分配中是否受到了公平的对待。一个企业在规章制度的设定和执行、薪资和福利的分配、提升和晋级以及培训的机会是否能公平、公正和合理，会直接影响到员工的工作态度和热情。
员工一旦认为他们受到了不公平的对待，可能会迫于就业和权力的压力，不敢有所表示，其结果就会是减少付出和出工不出力。再想一下，在我们的企业里什么人比较容易得到晋升？真是那些绩效比较好，有知识、有技能、有能力的员工得到晋升的机会比较大，还是那些夸夸其谈、善于在领导面前充分展示自己的人？
基于原先分散的数据源，即使企业领导重视内部公平性，也会心有余而力不足，只有基于集中的、易分享的信息源才有可能将公平、公正、合理的原则变为现实。因为通过HRMS，所有信息会得到有效的分享。
企业高层领导只要通过HRMS为他设立的用户和密码登录系统，就像是进入了本企业人力资源的图书馆一样，可以很方便地查阅到相关信息。在考虑提升和晋级时，决策者可以在HRMS中进行综合查询，所有满足条件的员工都会进入决策者的视线。
薪资和福利是留住人才的一个重要因素，企业在考虑到内部公平性的同时，也应该进行相应的市场调查和分析，在薪资和福利政策上体现竞争性和外部公平性。通过HRMS，建立规范的职位描述，可以与市场调查和分析的结果进行匹配和比较，从而得到比较科学的结论，既可以避免不必要的支出，降低企业的负担，也可以平衡员工的心态。如果企业的薪资和福利政策确实不合理，也应以市场调查和分析的结果为准，根据本企业薪资和福利在市场中的定位，逐步调整并最终与市场接轨。
个性化管理 个性化服务
应该看到现在还有很多企业的领导，甚至人力资源管理部门的管理人员对企业的现状和国家的相关法律、法规还不是非常了解。通过使用HRMS，企业领导及相关人员可以从中直接学到不少相关的知识，首先，HRMS中不仅融入了现代人力资源管理的理念，而且通过系统所提供的模块和功能，可以实现国家相关法律、法规的要求，如个人所得税和社会福利的代扣代缴、加班工资的计算设置等等。目前，已有部分HRMS已经将国家相应的法律、法规集成进HRMS，用户可以方便地搜索、查询和学习相关的法律和法规。因此在进入HRMS中查询和浏览相关信息的同时，如果能想一想，HRMS为什么提供如此的模块和功能？从中可以得到不少有益的启发和帮助。
HRMS不仅能够让企业领导人直接进入系统中浏览和查询具体的薪资和人力资源信息，及时发现问题和解决问题，而且面对越来越多的劳动争议，企业往往会因为自身管理的不完善而处于不利的地位。通过HRMS的合同管理和试用期管理等功能可以提醒人力资源管理人员，及时地处理相关事宜，避免由于工作疏忽而造成被动局面。
HRMS与以往分散管理的独立系统或文件相比，还有一个优点，就是人力资源的管理从依赖于人的过程变为依赖于系统的过程。
采用HRMS也是对人力资源管理工作的一种挑战，原来人力资源部门的工作怎样只有该部门的人自己知道，而采用了HRMS之后，企业领导和其它能访问系统的人都可以看到人力资源部门到底掌握多少信息，信息的准确性如何，给人力资源部门带来了压力和改进的动力。
HRMS不仅能为企业人力资源管理的规范化、系统化和企业决策的科学化出力，它还是企业实行人性化管理和个性化服务的有力工具。通过HRMS的提醒功能可以在员工个人重要的日子到来前，系统自动跳出提示，提醒人力资源部门的同事在诸如员工生日时，给过生日的员工发一个贺卡，道一声“生日快乐”，在员工为本企业服务满10年时，发一封感谢信等等，这样的管理既严肃又充满人情味，可以使员工感觉到企业作为一个大家庭的温暖。
伴随着个性化服务的实施，人力资源部门会有很大的工作量，有些公司就因为工作量的问题而搁浅。eHR的员工自助服务功能可以作为人力资源部为员工提供个性化服务的有力工具，员工可以直接进入eHR系统中，根据个人的特点和爱好来申请和选择自己的福利计划以及休假、培训报名及个人信息的更新等等，从而有效地改进人力资源部门提供服务的质量。
