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员工信息档案管理，是人事档案的一种类型，是对员工的入职信息、员工简历、劳动合同、薪酬调查、移动等资料管理的统称。员工信息档案管理对公司来说至关重要，既是任人用人的依据，也是开展管理的支撑，必要时还能作为法律凭证。人力资源信息化管理是企业稳步发展的基石，员工档案信息化管理数据是企业领导重要人事管理决策的重要依据。那么，使用档案软件管理系统管理员工信息有什么好处？
一、档案软件管理系统的构建
如何准确地掌握各种人力资源信息资料，根据企业的发展战略制定恰当的人力资源发展战略，成了企业领导们必须解决的难题。人才如何储备和选拔，人力资源如何培训和开发，员工业绩如何考核，人员工资福利如何确定等等，都是必须要面对的问题。因此建立一个有效的档案软件管理系统来提高企业人力资源管理效率，减轻劳动强度，是非常重要的。
一般来说，一套典型的档案软件管理系统，从功能结构上应当分为三个层面：
1．基础数据层
基础数据层包含的是变动很小的静态数据，主要有两大类：一类是员工个人属性数据，又称为员工信息管理，它是任何人力资源管理系统必备的功能，包括员工个人基本信息、员工工作分配的信息、家庭和社会关系、合同和档案信息、员工各种证件和证书信息等；另一类是单位数据，如组织结构、岗位设置、工资级别、管理制度等。基础数据在HR系统初始化的时候要用到，是整个系统正常运转的基础。
2．业务处理层
业务处理层是指对应于人力资源管理具体业务流程的系统功能，这些功能将在日常管理工作中不断产生与积累新数据，如薪资数据、绩效考核数据、培训数据、考勤休假数据等。这些数据将成为企业掌握人力资源状况、提高人力资源管理水平以及提供决策支持的主要数据来源。
3．决策支持层
决策支持层建立在基础数据与大量业务数据组成的人力资源数据库基础之上，通过对数据的统计和分析，就能快速获得所需信息，如工资状况、员工考核情况等。这不仅能提高人力资源的管理效率，而且便于单位高层从总体上把握人力资源情况。
二、员工信息管理的作用
员工信息以员工个人为单元，是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，客观地反映了一个员工的真实情况。当单位按照一定的原则与方法，对员工信息进行加工整理，并由各单位的人力资源部门设专人统一保管时，就构成了员工信息管理。
员工信息管理具有如下的作用：
1．员工信息管理是单位全方位考察员工的必要手段，是人力资源管理活动中必不可少的工具之一。
2．员工信息管理为单位处理员工的有关问题提供了依据和凭证。
3．员工信息管理为单位制定人力资源管理等政策，以及人才学、心理学等学科的研究提供了原始资料。
三、员工信息管理的内容
员工信息包含的内容，单位可根据自身的需求，按不同的类别与标准进行界定。
一般来说，员工信息的内容主要包括：
1．反映员工历史状况的信息。主要内容有：履历材料，自传材料，鉴定材料，政治历史问题的审查、甄别和复查材料，参加党团组织的材料等。
2．反映员工现状的信息。包括目前的个人状况信息及与工作相关的信息，如职务、职称、教育状况、工作变动、工资变动、任免晋升、考核材料等，奖励和模范先进事迹材料，处分、取消处分和甄别复查材料等。
3．反映员工个性与潜能的信息。包括兴趣、特长，爱好等信息。实际上，单位可根据工作的需要或单位人员管理的情况，建立有效、实用的人员信息资料。值得强调的是员工信息内容项目繁多，但应做到规定的内容都收集在员工信息中，并且要统一信息管理的要求和规格规范，做到信息管理制度化、科学化。
四、员工信息管理的步骤和方法
1．员工信息的收集。员工信息资料的收集是由人力资源部门通过各种渠道，将有关人员历史上形成的和近期形成的人事材料收集而成，尤其是对新招聘员工信息资料的收集。
2．员工信息的整理。员工信息的整理就是按照一定的规则、方法和程序，对收集到的单位员工的信息资料进行鉴别、归类、排列、登记、技术处理，使之系统化、规范化、条理化。既包括对新招聘员工信息资料的整理，也包括对原有员工信息资料的整理，主要表现在鉴别、分类、编排、登记等环节，使其达到“完整、真实、精确、实用”的要求。
3．员工信息的保管。主要包括：员工信息的编号、存放；员工信息的接收、转移及登记；员工信息的检查和保密工作等。为了更好地保管员工信息，员工信息必须集中在
人力资源部等相关部门，任何人不得私自保存本人或他人的信息资料，同时还要建立相应的保管制度，如材料的归档制度、检查与核对制度、传递制度、保卫保密制度、统计制度等。对员工信息资料的管理给出严格、科学合理的界定，避免信息丢失造成不良后果。
最后，我们不难看出档案软件管理系统确实能够发挥非常重要的作用，在一个企业当中进行人力资源管理的时候，它就是通过这样的方式进行管理的，但是除了这些之外，它还能够发挥其他的一些作用，比如能够对员工的各种信息进行快速的识别与读入等等。
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