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e化,全球HR管理的变革趋势

2017-03-01

红海云

  就在五年前,互联网及以之为基础的科技还被人们当作典型的技术类话题,但如今,它们已经开始悄悄改变企业商务运作的方式。伴随着对提高员工效率,将人们从日常管理中解放出来的期许,整个HR领域已经迫不及待地开始拥抱这一现代科技。通过投资最新型的HR系统,使用先进的电子技术,HR专员们如今不必再囿于繁复的日常工作,而有更多的时间来集中关注那些能为企业带来更多价值的战略性问题。
  在传统观念中,人们并不认为HR是企业发展战略中的基础性部门。而现在,越来越多的HR部门正把凸显自身价值,成为组织内部的战略性合作伙伴当作自己新的目标。要达到这一目标,就必须改变他们过去所习惯的工作方式。其中的一条有效路径就是保持灵活,紧跟最新的技术发展以及由此带来的进步。这些进步(比如增强员工能力、便捷地更新重要数据等)将最终带来员工满意度和生产力的增长。
  什么是e-HR?
  “e-HR”正在成为全球范围内的HR部门都在津津乐道的术语。大部分的人可能觉得“e”就是代表“electronic”(电子的),但是这个狭窄的定义只是其多种含义之一。
  布莱恩特的看法是:“e-HR中的e实际上意味着更强功能(enabling)、更有能力(empowering)和HR功能的扩展(extending)”。她解释道:“显而易见,这项技术正通过系统自动化、员工自助化和工作流程化使得HR管理能力变得更加强大。(e-HR系统的)分析结果让你的视角更具战略性,HR专员们将能把注意力更多地集中于商务或战略行动”。
  布莱恩特还说,有效的e-HR技术运用——比如员工自助或是流程化的商业运作——将使员工变得更有能力,帮助他们做出正确决策。“通过更清楚地了解信息,我们将看到,经理人能够利用分析工具和所得报告来作为决策的依据。简单来说,e-HR意味着通过采用新技术令HR部门更具能力,使他们能更好地为满足经理人和员工的需要服务。”
  布莱恩特说道,用拓展的眼光来看,HR的功能已经远远超出了传统的界限。她说,如果HR能从头到尾地贴合商业运作的全过程,并允许系统与包括HR外包服务商在内的其他企业的程序和解决方案相整合,公司将获得极高的效率和极大价值。
  e-HR能带来什么?
  e-HR技术的运用将给公司的运作带来包括重塑HR流程在内的诸多好处。
  贺德认为,最近的HR网络化浪潮不但令HR部门的人员更能干,也使得所有员工都更具能力。通过自助工具,员工们可以更新他们的个人记录,进行费用申请,提出询问并在线查询政策手册。“新的系统拥有非常友好的人机界面,就是一点一选这么简单。这使得系统非常易于操作”,贺德说。“从员工的角度来看,他们能随时随地获得24小时不间断的HR服务。”
  新的系统将拥有非常友好的人机界面,就是一点一选这么简单。
  布莱恩特对此表示同意。她指出,更具能力的员工会带来更高的工作满意度和士气,而这些将带来生产力和效率的提高。
  从管理的角度来看,e-HR将帮助企业实现重要数据的实时更新与发布。中央数据库将能很方便地维护数据,并向决策者提供便捷地获取信息的渠道。“经理们现在能够得到员工的一系列数据,比如绩效、资质和财务信息等,这些将使他们能够做出重要的决定,更好地进行商务运作”,贺德说。达顿则指出,HR部门所保留的信息对组织中所有其他的部门来说是至关重要的,数据的共享是一个综合的B to E(business-to-enterprise)解决方案的重要部分。他说:“数据将能被很便捷地访问和使用。决策者就象把数据装在了自己的指甲套里一样,可以随时按需取用。”
  e-HR技术让全球范围内的员工管理变得非常容易。新的系统能够在不同的国家、不同的规章制度、不同的货币、不同的语言环境下精确地进行HR操作。标准化的系统让人们能够轻而易举地在不同国家和部门间分享信息。新的信息一经产生,就能在所有部门得到识别和确认,并起到辅助决策的作用。
  24/7模式,随时读取信息
  生产变革的趋势表明,现在越来越多的员工需要每天24小时、每周7天随时获取关键的HR数据。随着e-HR的不断发展,这种对24/7模式的需求还在变得越来越普遍。e-HR正可以帮助提升这种即时信息读取的能力。这将意味着员工能够随时更新他们的个人数据、读取关键信息并使用重要的HR管理功能。布莱恩特评价道:“员工们正变得更为机动,无论身在何处,一旦需要就可以读取关键的HR数据。现在的趋势是,随时随地灵活获取信息的需求在不断增加。”
  布莱恩特还指出,这种随用随访、读取信息的方式能够提升员工们的生产力。“如果有谁要考虑他们的出差计划,设计他们的职业生涯规划或是申请某些培训,为什么不可以放在周末或是晚上来做呢?有24/7模式,他们就可以不用占用上班时间”。
  达顿指出,许多全球化运作并能持续获取信息的公司都发展了他们的生产力,竞争力也获得了很大的提升。“当你下班之时,地球另一个角落的人们才刚刚上班。如果他们能获得你当天工作时实时更新的数据,他们就能够照你的进度继续进行,你第二天来上班的时候,又能看到他们的最新进度。这样,24/7模式就意味着一个项目能够被24小时不间断地向前推进。”
  布莱恩特还认为,商务的全球拓展也使得人们对24/7模式的需求不断增长。人们需要随时随地读取人力资源信息,以满足不同时区不同国家的职员们的需要。“e-HR是一个伟大的工具,它帮助人们将数据国际化或是按区域进行整理,许多跨国公司都已经加入了享受这一科技的行列”,贺德说,“我们的许多客户如今都能在任何时间任何地点工作。比如,他们可以将数据同中央数据库的内容相比较来得出最终的管理报告;或者身在海外时向系统提交另一份旅行申请。”
  在最近于香港召开的一次会议上,当听众被问起他们如何看待e-HR中“e”的含义时,一个先生脱口而出:“e就是贵嘛!(expensive)”。几年前情况确实如此,但贺德相信,如今这不再是事实。贺德认为,e-HR的一个重要优势就在于,你可以选择“应用服务提供商”(Application Service Provider)而不必购买整个系统。那些无法负担昂贵的硬件设施或是没有内部专业人员来进行系统支持与维护的公司,如今能够购买来自外部机构的服务。这样,他们只需要支付基本的交易费用来获取技术,而无须花费大量金钱来购买整个系统和硬件。“与以往获得HR软件的方式不同,公司毋需承担昂贵的预付费用。许多以往无力购买最好的应用软件的的公司如今也能享受到它所带来的好处了。”
  员工们能享受的好处
  随着对这一先锋科技的了解越来越深,员工们意识到e-HR能在工作中对他们有所帮助,于是,员工们开始主动推进这些改变。
  “我认为e-HR革命将会快速蔓延”,贺德说。“即使把HR部门的作用忽略不计,人们也都能意识到互联网的威力。无论是发e-mail还是进行桌面搜索,任何人都不会不知道这一技术是如何与他们的工作相结合的。人们会问:有什么理由公司不采用这些技术来帮助我们更好地工作呢?我认为这一技术解决方案所具有的优势将大大推进其自身的发展”。
  这一技术还将根据其所服务的目标得到进一步的提升。“我的个人HR平台”的概念将深入人心,由此,商务和HR的结合也将更为紧密,贺德评论说。员工们将拥有有针对性和个性化的界面,而这些都将和他们的职业生涯等问题有关。他们的工作将变得更有效率。类似的实时工具还将令员工们相信,HR的概念将变得越来越宽泛。“举个例子,这个系统将使你能够在线进行出差登记。你将看到公司特许旅行社的站点链结以及一些预先设定的需填写的项目,无论你是公司高层还是普通员工都可轻松完成登记。其他的一些辅助功能在桌面上就可找到,员工们变得更有效率——正是那些唾手可得的信息帮助他们做得更好”。
  达顿同样认为“我的个人HR平台”未来将会成为流行的e-HR工具。“员工能够得到他们所感兴趣的信息。这种具有友好用户界面的前端系统看上去非常棒,它提供给员工们他们所要的信息,同时优化数据库,以作为HR部门高效运作的基础。这些技术已经成熟,剩下的问题仅仅在于,你如何来界定员工们究竟对什么信息感兴趣”。
  达顿还指出,由于其独有优势,无线互联技术将在e-HR的未来发展中扮演重要的角色。不过这项科技的运用如今还面临着各国无线技术标准并不一致的挑战。
  公司招聘
  能否从容应对大范围招聘的考验,无论是世界的哪个角落都是公司能否成功的基础。“为企业找到合适的人”在许多时候都会是一个复杂而不易成功的任务。e-HR则为招聘的步骤建立了有效的流程。e-HR系统在招聘领域中的使用所带来的最大的好处在于,无论是雇主还是求职者都有更大的职位范围来进行选择。雇主们不再被局限于在自己的国家或权限范围内吸引应聘者,他们能够在全球范围内选择合格的人才。对于求职者来说同样如此。他们能够搜索并申请他们所能胜任的工作而无须考虑其地理位置。互联网的广泛使用意味着招聘广告变得更为便宜,与此同时其观众到达率则更为广泛。
  “我认为已经有许多的公司开始使用.com式的招聘工具。当然,他们设定了适当的信息过滤步骤和系统逻辑。这些工具将带领人们进入一个大得多的招聘市场”,贺德说。
  在肯定这些工具在提供了更多的招聘机会的同时,贺德也指出市场上的许多工具还很不成熟,结果就是许多的公司都收到了许多并不合适的申请。“这真是个噩梦”,贺德说,“一个好的工具应该能给你更广的招聘市场覆盖面,并且自动地为你进行初步的筛选过滤,去掉那些不合适的申请。所以你要做的是选择一个合适你的工具”。
  SAP的李先生则预言:“通过进入电子市场,我们将看到公司通过电子市场来招聘和(或)选择承包人”。在这些电子市场上,无论是雇主还是求职者都将使用事先架构的标准来挑选合适的候选人。“好处是显而易见的。减少了填空的时间,招聘活动变得更便宜,还有更广泛的潜在员工”。
  HR的外包
  近几年来,外包已经成为美国的一个主要趋势,尤其是自美国退休计划实施以来更是如此。“在亚洲,外包同样渐渐开始成为潮流。最近的一个香港的外包趋势的例子是MPF基金。这是一个很好的例子,说明人们正决定把流程中的一些步骤加以外包而非由公司亲自处理”。
  贺德说,“我认为e-HR带给市场的一大好处就在于它能够很方便地处理外包事宜。现在,企业能够很方便地把薪酬计算和员工福利的数据提供给外包服务商,举个例子,客户将他们的数据发送给我们,或我们登陆他们的系统,或他们登陆我们的系统”。
  贺德建议客户企业将那些非战略性的,并不给企业带来额外价值的,或是企业内部没有这方面专家来支持的内容进行外包。比如薪酬计算、离职管理和福利管理等——基本上,任何对于组织绩效没有直接影响的工作都无所谓它是否由企业亲自去做。当一家公司并不很大,无法体现专职HR专员的工作效果的时候,外包也会是一个很好的选择。
  过去HR专员们不得不填写繁复的薪酬表格时所发出的哀叹声尤在耳,如今人们已经将它们批量打包并送到外包服务商那里。“现在这些工作都可以在线进行,e-HR让公司能够很容易地将这些与其核心业务无关的工作外包出去。许多的公司已经意识到,他们并不需要成为专职的薪酬管理者或是福利管理者。所以外包也就理所当然”,贺德说。
  e-HR让公司能够很容易地将这些与其核心业务无关的工作外包出去.
  知识管理与保持
  e-HR改造HR运做的潜能还远未实现。
  知识管理,也就是公司如何才能将员工在公司中习得的知识保留下来,正成为一个热门的话题,这也正是HR部门需要格外关注的领域。员工们往往有大量关于公司的信息,包括它的运作和流程等。许多的信息并未被整理成文字,而是被保存在员工们的脑子里。如果员工把所有的知识都保留在自己的脑子里,一旦他们换工作,那么知识也就随之而去了。
  这种知识的保持力正变得越来越重要,无论对于大企业还是对于中小企业来说都是如此。而建立相应的HR流程和手续,抓住这些重要的信息,正成为一家公司未来成功的基础。通过运行程序、贯彻策略,e-HR将帮助企业抓住这些信息。这些知识可以以简单的电子文档的形式出现,也可以是一个职员进行重要的日常任务或是保存关键性数据时的步骤记录。
  e-HR的实施障碍
  和其他任何东西一样,e-HR技术的使用也有其负面因素。在科技的优势大大超过了其局限的同时,要确保你能真正收获e-HR策略所带来的益处,仍会有一些问题需要解决。
  任何的e-HR策略都会带来组织内部的变革。无论从文化角度还是管理角度,e-HR都将对一个组织的办事方式产生影响。“变革将会产生,这就象是把双刃剑,如果你无法有效地管理变革,那么你就会为它所伤”,达顿说,“你需要进行沟通,了解员工们的需要,了解企业究竟将如何改变”。
  另一个潜在的障碍是,员工们是否乐于学习新的技术并能很容易地适应这些变革。e-HR策略是成功还是被打乱都取决于员工们对新的流程的反应。“无论学什么,关键都在于人们是否能够看到学习给他们带来的价值,如果人们无法看到一项新的技术或是变革有什么用,那么相关的培训基本是在做无用功”,阿尔森海信(Alsen Hsien)说。
  根据亚历山大王的说法,员工们是否愿意采用e-HR技术将取决于他们是否感受到它所带来的威胁。一些员工害怕新的技术会让他们的工作变得毫无价值。“这不是个技术问题,这是人的问题”,王说,“一些职员可能会胡乱猜测,认为引入了e-HR战略后他们将面临失业”。
  数据质量和隐私问题也是成功施行e-HR所面临的最大的障碍之一。“我们将运行系统,在世界范围内传输数据。但公司必须明白,他们必须遵守数据隐私原则——不但是职员自己的国家的隐私原则,也包括那些服务器所在的国家或是那些提取数据的国家的隐私原则”。
  贺德同时强调,公司还需要时间来提高数据的质量和精确度。“最令人沮丧的事莫过于一个员工登陆系统却发现关于他的最近三个月的信息仍未更新。对企业来说,建立更新已有数据的步骤是十分重要的。”
  未来e-HR趋势
  尽管在运用已有技术对运作步骤加以流程化等方面HR已经取得了相当的成就,它仍有很长的路要走。HR部门已经使用了最新的技术,享受着它所带来的好处,但是要保持竞争力,他们还需要尽快地将未来科技与长线商业战略相结合。
  HR部门还需要确认他们的服务对象——员工和企业都已经清楚地认识到了这些好处。布莱恩特女士指出,许多e-HR科技所带来的好处都是无形的,“软”的,因此在计算e-HR战略的投资回报率(ROI)时产生了很大的问题。“HR部门需要找到一个方法来更有效地衡量和说明e-HR的投资回报率”。达成这一目标的一部分手段将会是找到“快速的赢利点”。“就象挂得低的果子要先摘,通过这样的方式来说明e-HR战略的价值不失为一种好的方法。推进一项应用方案时,在和其他项目差不多的时间间隔内就让员工、经理和管理层看到它的价值或是投资回报率是非常重的”。
  她补充道,e-HR改进HR运作的潜力还远没有实现。如今,e-HR的功能主要集中于通过员工自助系统减少日常的管理工作,对工作和商务流程做最优化处理等。“传统地,e-HR的好处在于提高工作流程中的效率——把事做好。而e-HR所面临的新的机遇在于,它能否提高工作的有效性——做该做的事”。“大多数的企业还仅仅在e-HR之旅中开了个头,他们还只是初尝甜头而已。一个有效的e-HR战略的实施所带来的好处将会是无穷无尽的”。

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