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每一位人力资源经理和公司领导都想从人力资源信息系统中获取最大效益。可是，怎样才能做到？哪些才是最关键的驱动因素？
有哪位公司领导或HR经理不想让他们的HRIS系统产出最大价值？可在一个人力资源信息系统包罗万象的功能中，哪些才是对组织的目标价值最大的呢？HRIS系统能够支持薪资福利，工作评价，考勤管理，职业规划以及人才库管理等等，每个应用模块都能产生不同的效益，但是，它们对于如何达到组织目标所起到的作用却差别悬殊。比如，养老金管理系统在复杂计算以及储存记录方面节省了时间，因此它的作用是降低当前的运作成本；但是，养老金系统无法识别员工在培训发展方面的需求，因此它在培养和发展员工的能力方面无能为力，而后者，对于企业的长期发展却是至关重要的。
在长年HRIS领域的顾问经验中，我们发现决定一个HRIS系统能为企业带来多大价值的诸多因素中，有3个最为关键的主导因素：
■HRIS的应用范围
■HRIS的内容(包含或支持的功能)
■HRIS的使用者
如何控制上述因素，让它们发挥最大的功用？以下是一些建议：
一 确定HRIS应用范围
当您在计划或升级HRIS的时候，确定HRIS的应用范围能让您有机会取得较大的效益。范围包括系统覆盖的地理区域，支持的HR功能以及包含的数据信息。设定范围并不意味着范围内所有的东西都必须自动化，它只是让您考虑的是自动化所应该覆盖的面以及所能取得的潜在效益。
如果范围太窄，您可能会错失一些良好的机会。例如，如果在没有做任何分析之前您就决定把兼职人员排除在薪资系统之外，那么很可能导致HRIS无法分析统计准确的员工生产力，然而管理者会认为这些报告非常有用。范围过于狭窄还可能导致“自动化孤岛”，从增加范围以外的重复手工操作。例如，如果没有薪资系统，“工作时数”将不得不统计两次：一次是排班，另一次是计算薪资。范围狭窄的话，还可能因为采用不必要的单个系统，造成今后数据共享时复杂的接口工作。
一个常犯的错误是您可能忽略了地理距离和“不紧急”的HR功能，从而失去了良好的机会。例如，如果使用HRIS时候忽视了健康，安全或者员工关系等功能，那么您就无法预测关于员工的意外，申诉以及抱怨等趋势。
最后，请务必了解一个HRIS既包括人工操作又包含自动技术。千万不要认为HRIS的范围应与任何软/硬件一致。有时候，简单地修改一下人工操作流程能产生更多的净效益。一个产生最高效益的HR系统往往能在人工和自动化之间取得最明智的平衡。
二 选择能支持业务需求以及策略的功能
看起来很容易，但大多数的HR系统只是支持了常规的操作，比如薪资福利管理和健康安全处理。即使这些需求是实际的而且是HRIS功能中可行的，但是这些并没有为公司带来远大的效益，提供竞争优势或者支持企业战略规划。以下是一些建议，如何识别哪些HR功能是最具价值的：
1. 选择具有战略意义的功能
这指的是定义出一些功能，它们可以帮助您根据公司现有和未来可能的规模发展获取资源，利用员工资源达到组织目标。这些功能包括人力资源规划，个人绩效管理，招聘，种子计划(主要岗位)，薪资设计和环境监督调查等。由于这些功能所蕴含的业务流程和数据本身就需要优化和理清，因此往往很难设计或者实施。可是这类功能的有效实现往往能产生最大的投资和效益比。
2.考虑各个层面的应用
选择HR功能的时候，同时考虑战略层、规划层和操作层的应用。例如，薪资发放就基本属于操作层模块，但它产生的一些数据可以用来做“劳动力分布”之类的规划层分析。相对而言，战略功能可以预测HR需求或者识别工作环境问题以及员工需求。战略的自动化可能不切实际，但是把它作为整个HR系统的一部分是相当重要的。通常满足战略功能所需得数据常与那些规划层和操作层的数据交叠，这样数据就可以有效利用。总之，必须考虑各个可能的应用层面——而不是只考虑日常操作。
3.与组织战略相关联
最后，在做详细的需求分析之前，确认您所决定采用的功能和您的企业目标，战略规划相符。例如，如果贵公司的竞争力在于高质量的客户服务，为了维持高效率的服务，您需要一个HR功能，它能够预测服务类岗位的产值，在这些岗位有空缺之前就开始提前招聘培训。良好的人才库以及员工发展规划系统对于这个战略也是相当重要的。相对而言，工作评估系统对于这样的战略就不那么有意义了。
三 考虑所有的潜在用户
人力资源管理着整个企业的人员配置，因此把所有人员都视为HRIS的潜在用户是十分有意义的。显然，HR用户需要使用HRIS，但是对于企业管理人员呢？如果领导能够直接使用HR数据，他们能够自己查询，这样就降低了HR部门的工作量并且提供了更快的服务。并非每个领导都去使用系统，但是不要把系统范围仅仅限制在HR用户上。
同样，只要是管理者，他们就是潜在HRIS用户。绩效管理，工作分配，以及加班缺勤的数据经常由直线经理管理。请把HRIS作为管理员工的工具，而不是简单的HR部门的内部系统，主管们会和您沟通他们的需求。
不要忘了员工。员工自助将允许员工自己升级维护他们的电话号码，查询自己的福利，假期申请，职位空缺。这提高了效率，改进了服务，也为员工提供了维护自身HR数据的权利。
最后，请考虑将外部合作伙伴也作为潜在用户。如果薪酬外包服务商(例如保险公司)能够使用您的部分HRIS，是否能提高服务效率？如果想让一个HRIS系统产生最大价值，那么必须考虑HR部门内部和外部所有的潜在用户。
以上所述都是一些基本常识。真正造成困难的是范围，功能以及用户之间的互相独立性。当您忽略了某个功能，您将改变HRIS的整个范围，而用户又将要重新配置。如何选择最优化的方案为企业的目标，战略以及资源服务就显得至关重要。
您的HRIS做什么？这决定了它的效益，成本，价值。如果您确定了您HRIS的范围，选择战略性的功能，为您所有的潜在客户提供服务，您将会从HRIS系统中获取最大的效益，这意味着组织将得到最大的人力资源投资回报，从而增强企业的竞争能力，那么在HRIS系统上所花的一切时间和精力都将是值得的！
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