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Hrms系统选型评估

2017-03-01

红海云

  如果你的企业想要规划和实施HRMS(人力资源管理系统),但是又不想付钱给顾问帮忙选购合适的系统,是不是可以自己DIY呢?

  是的,你可以做到这一点。但是,它可是一项又费时间又费资源的事情。这一过程一般要准备3~9个月的时间。而且,要达到理想的效果,你需要准备合理的资金和足够的人力。此外,你还应该清楚,经过你选择决定的系统要在今后的几年里或者更多的时间里陪伴着你,所以,你首先应该坚信你的系统合适和合理。

  1、用户需求评估

  从用户需求分析(UNA,User Needs Analysis)开始,弄清楚你要选择的新系统应该具备的功能和特征清单。在日程表上,召集各个牵扯到的部门和IT部门的用户,以脑力激荡的方式来决定他们对目前的系统喜欢和不喜欢的地方各是什么,并决定他们希望新系统能具体带来什么。

  有些人用问卷和调查的方式来获得信息,但专家们却建议大家使用小规模的面对面的最终用户(End Users)会议来讨论这些需求。有些人会对自己的需求了解得非常确切,有些人却很难说出自己的需求在哪里。这时,我们就不得不用一些具体的问题来“刺探”出他们的具体需求,比如,我们会问他:“当业务流程实现自动化之后,你现在正在用手工来做的工作有哪些是可以自动化的,从而可以节省时间?”

  当你正在做这些事情的时候,你必须弄清楚这些新的需求是如何影响成本和效率的。这些信息对你接下来进行系统成本分析和调整是必须的。

  接下来,你应该考察一下市场上的软件服务供应商了。面对市场上几十家的供应商,你不可能一家一家去深入了解和考察。在美国,有一个捷径就是可以利用Gartner Group’s Magic Quadrant For Administration Application Stratagies.(AAS)。这套系统具体描述了大部分供应商的主攻市场、财务健康状况、管理、客户服务(支持)、市场以及产品占有率等。在中国,目前还没有这样的工具,不过,www.eHRBank.com将会在不久推出这样的服务。

  你也可以在网站上搜索到C/S结构或B/S结构的各类服务商的具体信息,你还可以在专业期刊上看到各类评价和具体实施的案例。

  经过大致的遴选,你可以缩小供应商的范围,这时,你可以与他们进行具体的联系,索要产品说明书、演示盘等之类的资料了。之后,就可以进一步缩小范围,这时可能只剩下了三四家公司。

  2、打破惯例

  接下来的步骤,按照大家的一贯传统是,把你的需求列出清单,做成“需求建议书”(Request For Proposal,RFP),提交给你选中的供应商。对此感兴趣的供应商会根据你的RFP作出关于产品、服务等的标书。

  这一过程是非常费时的,因为你必须等待这些供应商跟你联系以在合同条款进行谈判。然后,你需要起草一份RFI给那些回应你的RFP的供应商。RFI具体描述了需求的详细信息、目标、项目时间期限、产品评估的进程表以及供应商的详细背景资料,当然也包括了报价信息等。在RFI的基础上,这些供应商会安排一个销售给你演示,并对你的RFI进行答复。

  我的建议是你越过RFP这一环节,直接与市场上最能满足你的具体需求的几家公司联系。你的目标是那些对满足你的具体需求有意愿的供应商,而他们也乐意提交给你客户化的产品。

  一旦得到供应商的许诺,你可以给他们RFI和项目进度表了。省去了RFP这个步骤,你可以节省可能有一个月的时间,因为RFP仅仅在于要约邀请。

  手稿演示是整个评估项目的核心工作。一个销售的现场演示和手稿演示有什么区别呢?销售演示给你的是一个销售想让你看到的,而手稿演示则是你想看到的。这就把你放到了“驾驶员”的位子上了。

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