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薪酬管理系统如何保存和归档工资条?

2023-04-28

红海云

  在企业管理的日常工作中,薪酬管理是一个重要的环节,涉及到员工的工资发放以及薪资信息的保密等问题。随着信息技术的不断发展,许多企业都开始采用薪酬管理系统进行管理。那么,薪酬管理系统如何保存和归档工资条?

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  首先,我们需要明确的是,在薪酬管理系统中,工资条是一种重要的薪资信息单据,记录了员工的工资发放情况,也是企业遵循税务法规规定的必须保留的重要纳税凭证。因此,在对工资条进行保存和归档时,必须符合相关的法律法规。

  其次,对于每一份工资条,薪酬管理系统都应该提供一个独立的编号,并且在打印的同时,应该鲜明地标注该编号和发放日期。在保存和归档工资条时,薪酬管理系统需要按照公司制定的规则进行处理,一般来说有以下几种处理方式。

  1.电子存档

  电子存档是一种常见的保存工资条的方式。将每一个编号的工资条转换成电子格式,并在薪酬管理系统中建立相关的档案,存放至企业服务器或云端服务器中,保证数据的安全性和可访问性。

  该方法的优点是方便快捷、安全性高,而且不需要大量的存储空间,成本低廉。但同时也存在着一定的风险,例如系统遭到黑客攻击等,建议企业采用多层保护措施进行保护。

  2.纸质归档

  在保障冷备份或故障时的可访问性方面,纸质归档是一种更加安全的选择。将每个员工的工资条打印出来,并按照编号顺序进行整理,盖企业印章后放置在专用柜中进行存放,确保资料的完整性、可追溯性。

  该方法的优点是可以保证资料的安全性,而且避免了数据篡改的风险。

  无论采用何种存档方式,企业都需要注意以下几点:

  1.保护工资条的机密性,保障员工的个人隐私权。

  2.建立完善的归档目录,方便后期数据检索和使用。

  3.对数据进行定期备份和存档,以应对意外情况的发生。

  综上所述,薪酬管理系统的保存和归档工资条,企业需要根据自身实际情况进行科学合理的选择,并注意保障数据的安全性和机密性,做好充分备份和存储工作,以保障企业的顺利运营。

红海eHR

关于红海云

  红海云是中国领先的新一代人力资源管理一体化综合解决方案提供商,核心产品红海eHR系统,打破传统人力资源管理系统功能模块数据割裂的局限,从核心人力管理、劳动力管理到战略人才管理,涵盖人力资源业务12大模块,百余项功能一体化布局。并通过红海云RedPaaS平台、RedAPI平台、自动化运维平台等底层数字化配套体系的赋能,让红海云eHR系统拥有了业内领先的灵活性和可扩展性。

  迄今为止,红海云服务的客户已成功覆盖华北,华东、华南、西南地区市场,已有逾千家大中型企业借助红海产品获得领先的人力资源管理数字化能力,广泛分布于国企事业单位、地产、银行、医药、物业、物流、餐饮、服饰等行业,包括中国银行、保利物业、石药集团、以岭药业、科兴生物、中金珠宝、华宇集团、祥源控股、雪松控股、真功夫、中邮金融、影儿集团、比音勒芬、曹操出行等众多头部企业。

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