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人力资源信息系统及在企业人力资源角色转变中的应用

2017-02-28

红海云

  现在越来越多的企业在成功应用了财务信息管理系统或者是供应链信息管理系统甚至是生产制造信息系统后,开始将信息化的应用范围扩大到了人力资源管理的领域,但这并不代表只有做好了财务、供应链或者是生产制造的信息系统后才可以进行人力资源的信息系统项目实施,只不过说企业为了降低风险愿意将企业的ERP信息管理分步进行,确保项目的成功。在国外,大多是人力资源信息系统的建设要先于其他系统。
  人力资源信息管理系统从理论上或是目前软件的分类管理上来讲其范围还是很大的,这其中可能就会包括薪资管理、人事管理、人事合同管理、培训管理、招聘管理、考勤休假管理、保险福利管理、绩效管理及员工或经理自助管理等很多方面,任何一个商品软件不会把这些东西集合在一起,他们大多是按其具体功能分模块来实现人力资源管理的需要,那么这么多模块组成的人力资源管理信息系统项目如何来实施才能确保它的成功呢,我在这里简单的做一个讲述,希望它可以帮助企业成功地实施自己的信息项目。
  一、人力资源管理信息化建设的必要性
  信息技术的发展,引发了人力资源管理的思维方式和管理模式一系列变革,为此,人力资源管理信息化建设已势在必行。这是因为:在以互联网为代表的信息技术飞速发展的今天,计算机及其网络已成为人力资源管理者的主要劳动工具,不论是人员培训、岗位分析、招聘和录用资料的处理,还是面谈、笔试、绩效评估,计算机在企业的应用都很普遍。互联网技术应用到人力资源管理中,可以使系统内的员工和领导前所未有地相互连接到一起,例如,许多国有企业建立自己的网络并与因特网互联,就有可能穿越时空利用单位内外部的人力资源解决好这一问题,从而降低人力资源成本,增加人力资源组织有更多的柔性,增强单位或部门的竞争力或适应性。
  二、人力资源信息系统在人力资源角色转变中的应用
  可以说,基于网络的HRIS的使用最明显的优势就在于前面分析到的从长远来看可以降低成本和节省时间,这使得人力资源专业人士、管理者和普通员工变得越来越依赖HRIS,从而导致他们在人力资源各功能区的角色逐渐发生变化。的确,基于网络的HRIS正变得更成熟,为人力资源专业人士、管理者和普通员工提供了更个性化的工作场所与生产工具。
  信息技术已经使更多的人力资源信息收集和处理更全面、更快捷,对于人力资源的专业人士,越来越多地依赖电子人力资源来完成最起码的工作任务。过去,他们花大部分的时间回答受聘者和管理方面的问题,而现在,这些任务都被自动化或外包。这就意味着,人力资源的专业人士能着重于更具战略意义的职能,如人力资源规划、知识管理和职业发展规划等。同时,科技发展为人力资源专业人士提出了巨大的挑战,他们必须加速获得最新的信息技术,并同时改造传统流程从而使其进入在线流程时代。
  对于管理者而言,他们可以同时直接从个人层面以及集体层面上获得员工的信息,因此,管理者能够及时做出应对,并通过更好地监测过去和现在的表现来适当地制定部门的人力资源计划。就像FEin在2001年讨论的那样,很多管理者依赖于电子商务人力资源的能力来提供卓越的信息收集和在人力资源功能区域的分析,比如绩效评估和管理、招聘和甄选以及管理发展等。
  而对于大多数的普通员工而言,他们不仅利用基于网络和自我服务选项来修改和简化流程,同时还检查自己的人力资源资料现状,并更新相关信息,甚至还可以获得在线的个人建议等等。从这一点可以看出,在一个组织内的所有职员都应该欢迎HRIS。
  事实也证明,人力资源专业人士、管理者与普通员工在企业中的角色已经扮演着不同于传统的角色。以人力资源管理中的招聘职能为例,其功能正在通过电子商务人力资源系统发生改变,这种功能是典型的传统人力资源实施的高度自动化。传统上,组织依赖相对较低的科技方法,包括报纸、广告和雇员的推荐来找到并吸引合格的候选人来填补职位空缺。然而,网络已经成为近年来在招聘上最流行的方法之一。许多组织已经开始使用电子招聘系统来完善功能,根据Kay的研究,这会有很多的优点,比如可以招揽到更多的候选人,节省调职的成本,减少文件并节省时间等等。Kay在2000年指出,通过网络广告雇一个人平均花费$152,而传统的方法需要$1383。毋庸置疑,与传统的方法如报纸广告等相比,Internet提供了更低的招聘成本。在HRIS中,大部分(70-80%)的自动化招聘过程可以减少2/3的招聘时间和降低90%的成本。简单来说,在招聘过程中使用电子商务人力资源可以节约时间和成本,不仅为人力资源专业人士,也为管理者和普通员工的角色转变带来契机,相关人士可以投入更多的时间和精力在核心性、方向性的工作中。尤其是对人力资源专业人士来讲,在不断地变化中,如何使自己的工作更有效,从而能有更多时间考虑更多战略层次的问题,顺利完成角色的转变,这是他们正面临着角色转变的巨大挑战。
  三、人力资源信息系统现状和关注
  尽管人力资源信息系统HRIS的发展与运用是积极的,但仍然存在着大量企业都必须认识到的问题。
  首先,不是所有的员工和管理者都会欢迎HRIS,接受这种变革。原因之一在于普通员工和管理者可能会面临更多的工作和责任。在他们看来,人力资源部是在推卸责任。另一个原因是普通员工也许会被要求接受技术培训,这让普通员工感觉到更为沉重的压力。
  第二,员工和管理者很少与人力资源专业人士联系,尽管看上去他们之间交流很方便。事实上,由于业务的外包,可能会由电话中心的代表来回答员工的问题,而这些代表甚至不是公司的雇员;员工的信息甚至可能是从语音机上获得的,而回答的声音则是电脑生成的。沟通似乎方便了,但交流的本质在一定程度上发生了变化。
  第三,人力资源部门会比以前更小,同时人力资源专业人士可能正在实施并运用新技术,因为传统的交易处理任务是自动的或外包的。比如,组织将不再需要客户的分数来记录信息以及填写进程表。根据2000年人力资源自我服务的调查研究,有自我服务系统的公司每151个员工需要一个人力资源代表,而没有这个系统的公司每个人力资源代表只能服务99个员工。
  第四,许多公司外包一定的人力资源功能,目的是减少人力资源的成本,提高人力资源技术,并要求更好的服务。
  第五,基于网络的HRIS可能使员工染上“信息瘾”,甚至员工会滥用网络。比如,他们花几小时的时间查网页,发邮件或上网,而员工本可以利用这些时间做相应的增值工作。
  关于HRIS的技术革命带着潜在的危险,基于网络的HRIS的现状也不是完全乐观的,这对人力资源专业人士也是一种挑战,人力资源从业者尤其是这些专业人士在企业中应扮演什么样的角色也是一个值得思考的问题。