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hr系统存在的问题有哪些？有效地控制成本，是每个企业都十分重视的问题。在需要长期不断地进行投入的企业信息化建设方面，怎样在选择合适的hr系统前提下，有效地降低各种费用，避免各种资源的无谓浪费，尽量减少各种计划外成本的出现，控制hr系统应用的总成本也显得很重要。这其中如何从选型开始，有效地降低成本，也是引起大家重视的问题。
此次本报邀请山东东阿阿胶股份有限公司信息技术部部长沈渴望、中国南方航空股份有限公司计算机中心朱琳，以及陈公杰，一起就hr系统应用选型成本应该包括哪些内容？其中哪些部分是最重要的部分？选型成本中最容易被忽视的是哪部分？用户如何用最少的成本选择到正确的信息系统产品？一次到位与分阶段选择的选型方式那种成本更低？选型失败后立即重选还是就此补救，两种成本孰高孰低等问题进行了探讨。
1.hr系统选型成本内容
主持人hr系统应用选型成本包括哪些内容？哪部分是最重要的？
用户1：应该包括硬件和软件费用，最重头的是应用软件消耗的成本。
用户2：除了软件、硬件以及服务费用外，人力资源成本，时间成本等都应该包括在内。重要性都一样，不存在厚此薄彼的情况。
厂商：最重要的部分在于hr系统应用选型给企业带来的机会成本。
沈渴望：hr系统应用的选型成本中应该包括有支持所有应用所需要购买的硬件和软件的费用，包括应用软件和平台支撑软件；另外还应该包括系统实施所需要的费用以及后期支撑费，也就是hr系统正常运行时的维护、升级费用；当然还有一些其他的隐性成本。在这其中，最重头的应该是应用软件所消耗的成本，因为我认为应用软件是信息化建设的灵魂，如果没有合适的应用软件，其它部分的作用根本无法发挥，所以需要在应用软件的选型上投入更多的精力和成本，才能使质量有所保障。而其它部分的选择相对要简单一些，选型成本要小得多。无论系统怎样更换，应用软件选型的成本永远是最重要的部分。
朱琳：我认为选型成本除了购买软件、硬件以及服务的费用之外，与此相关的一些直接的人力资源成本，以及时间成本等都应该包括在内。而这些内容都是选型成本的重要组成部分，重要性都一样，不存在厚此薄彼的情况。我对选型成本的理解就是为了选择一个能够产生效益的系统所需要的成本，而要产生效益，上面所提到的所有的部分都缺一不可。虽然在不同的项目中可能有不同的关注重点，但总体说来没有太严格的区分。试想一下，如果因为要节省成本，就在硬件网络等方面因陋就简，或者在人员配备、时间安排上捉襟见肘，能保证eHR应用的稳定性吗？
陈公杰：上面所提到的购买软硬件、差旅费、人员、时间等内容，我认为都属于选型成本中能直接看到的部分。但我觉得选型成本中更重要一点在于hr系统应用选型给企业带来的机会成本。用户选型的目的是希望选择合适的产品来解决目前存在的问题，如果选对了，能够为用户未来的发展带来更多的机会。而这里也同时意味着会存在一种风险，也就是选型失败使企业失去了这些机会，减少了本应有可能得到的收益，我觉得这方面其实是更为巨大的成本。hr系统应用对任何企业都是一个长期作用，可能会影响到企业5～10年的发展，而这些都是无法直接看到的。
2.hr系统选型最容易忽视的环节
主持人：企业在进行hr系统应用选型时，最容易忽视的环节是哪部分？
用户1：用户经常会忽视厂商的可持续服务与发展能力，这其实也是成本中比较重要的一部分。
用户2：在选型成本中最容易被忽视的是，现在选择的产品会不会在此产品应有的生命周期内被取代。
厂商：对服务成本大家往往考虑得不够全面。
沈渴望：用户经常会忽视厂商的可持续服务与发展能力，这其实也是成本中比较重要的一部分。厂商没有长远的服务能力会给用户未来的应用带来许多麻烦甚至是不可估量的损失，这在无形中就增加了成本；而如果厂商未来不能顺利的发展，其产品性能能否持续进步就是一个大问题，用户未来就有可能需要花费更多的成本来解决这个问题。
朱琳：在选型成本中最容易被忽视的是，现在选择的产品会不会在此产品应有的生命周期内被取代，或者因为新的总体需求如企业内部整合等原因而被调整，在此更替中发生的有形及无形的成本也应被预计到选型成本中。系统的更替肯定会影响到企业的经营，而系统的更替还要冒着一定的风险，诸如系统崩溃、员工管理、考勤管理、薪酬管理等数据丢失情况。这些都是必须计入到选型成本里面的，然而很多用户在最初选型时都没意识到这一点。
陈公杰：实际上对服务成本大家往往考虑得不够全面。我不是指大家忽视了购买服务的费用，而是说往往用户会对未来将出现的服务成本是否合理缺乏警觉。现在hr系统应用过程中，用户基本上都认可了服务收费的方式，但这种情况下还需要考虑未来接受服务的成本是否能够接受。也就是要考虑选择不同的产品时，要注意其服务需要花费的成本是有所区别的。一方面，与自身需求相匹配的产品，服务成本会较低；另一方面，如果选择的产品功能大于自己的需求，对用户来说不一定是好事，在后续的运行维护与支持上，反而会无形的增加一些服务的成本。这方面成本往往可能会很容易被忽略掉。
3.如何用低成本选择合适hr系统
主持人：贵企业在做hr系统应用选型决策时，如何用最少的成本选择到最合适的产品？
用户1：选择成熟的产品，其最终的成本往往还要低一些。不仅在性价比上，而且在可扩展性与结构灵动性上多方面考虑。
用户2：关键是要制定正确的选型策略以及遵循规范的选型流程。
厂商：最首要的一条就是用户必须明确需求。
沈渴望：一方面不要急于求成和急于应用，应慎重考察厂商的产品性能，最重要的是看这个产品在同行业有没有成熟的成功案例，最好不要让自己成为厂商的试用案例，那样风险会更大。现在经常有这种情况，一些厂商推出新的产品或者方案的时候，经常采取宣传炒作的方法，其中往往带有许多水分，而并没有经过实际应用的检验；而此时用户只需较少的费用就可以应用一些不太成熟的产品，厂商利用这个机会也可以进行一些产品功能改进，这种方式表面上看起来用户的花费不多，实际上解决一些后续出现的问题，所付出的成本反而更高。选择成熟的产品，其最终的成本往往还要低一些。另外考察产品时应会同应用部门一起，必要时可聘请专家参与，不仅在性价比上，而且在可扩展性与结构灵动性上多方面考虑。这样才能有效地降低一些后续成本。
朱琳：在企业内部人员对目标领域的发展状况和供应商比较熟悉的时候，可以直接选招合适的厂商，并进行自己的判断。在企业内部人员对某些领域的信息不够了解的时候，咨询专业的服务商是个不错的选择。这其中关键是要制定正确的选型策略以及遵循规范的选型流程。这能够帮助企业挑选到合适的解决方案和供应商，提高选型成功率，缩短选型周期，降低选型成本。成立专门的选型委员会，提高管理层对选型的重视，在各个阶段采用合适的方式方法，都能帮助降低选型成本。
陈公杰：要想真正有效地降低选型成本，我认为最首要的一条就是用户必须明确需求。不仅明白自己想要达到的目标，还要清楚自己所能接受的成本范围。许多时候用户的选型是从盲目寻找产品开始的，而对自己的需求和hr系统真正的作用并不明确。这样往往花费了很长一段时间后，虽然选择了一个产品，但最终的结果还是可能会失败。这样一方面造成了选型过程中时间、精力等一些成本的浪费，另一方面无疑增大了风险成本。另外，在能接受的范围内寻找合适的方案，也是避免增加选型成本，造成无谓浪费所需要重视的关键。
4.哪种hr系统选型方式成本低
主持人：一次到位与分阶段选择的选型方式哪种对企业来说成本更低？
用户1：我更倾向于一步到位的方式，更换hr系统的成本巨大。
用户2：我不同意一步到位的选型方法。挑选符合企业状况的解决方案，才是降低选型成本的最佳方法。
厂商：希望企业能选择一步到位的方式。
沈渴望：现在我更倾向于一步到位的方式，这就如同买电视或家居时，先选择低档或便宜的然后再换高档产品的方式会造成浪费一样，在更换eHR系统的过程中用户所需要付出的成本也是巨大的。每次的系统更新都会伴随着两套系统并行和双倍的工作量，每一次产品更替都会给用户带来不小的痛苦，甚至后续影响会延续好几年，一些隐性的成本如人员、时间、精力等实在太高。所以应该尽可能一步到位地选择功能强的系统，才能有效地控制这些成本的发生。
朱琳：我不同意一步到位的选型方法。选型的根本目的在于挑选合适的解决方案，这个方案要符合企业现在的管理水平，同时又要能够引导一定程度上企业管理水平的提升。过度超前的选择，企业的结构、人员、工作方式等往往都需要打乱重建，需要付出的代价是非常大的，大部分的企业都很难应对这样的风险。因此，不能盲目追求完美解决方案，也不能仅局限于企业目前的状况。考虑企业所处的具体情况，对企业目前的管理水平阶段有清醒的认识，对将来的发展趋势有正确的判断，挑选符合企业状况的解决方案，才是降低选型成本的最佳方法。
陈公杰：从企业自身的角度来讲，hr系统应用的生命周期通常都是五年到十年，频繁的更换对企业来讲只会增加一些额外的成本。虽然企业选择hr系统应用时，因为受自身人力、资源，以及对新事物接受程度的限制，往往采取分阶段、分步骤的作法，但从我个人的观点来说还是希望企业能选择一步到位的方式。在资金不是一个大问题的情况下，我建议用户不要采取更换系统的方式。其实系统的更换是不增加任何价值的，带来的只是花重复的时间，进行两次重复的劳动。对于用户来说，不必要的重复就是额外的、应该避免的成本。
5.系统不适合，要重选型还是补救
主持人：如果系统不合适，是应该马上重行选型，还是尽量在现有系统上进行补救？两种方法的成本孰高孰低？
用户1：在没有大损失的前提下，应该马上重新选型。长痛不如短痛。
用户2：如果应用已到一定阶段，首先要考虑在现有应用基础上补救。
厂商：其实并没有一个绝对的标准。
沈渴望：如果发现选择的hr系统应用产品不合适甚至应用效果未达到预期，在没有大损失的前提下，我认为应该马上重新选型。长痛不如短痛，发现了问题就应快刀斩乱麻，迅速处理，否则影响更大，后果更严重，给企业带来的损失也更大。采取补救方式的成本相对来说往往要昂贵得多，就像建一座结构不合理的楼房，在原有基础上左修右补，反而会更不牢固，带来更大的潜在危害。
朱琳：在hr系统应用早期，选型失误未造成损失的时候当然是重行选型比较好。如果应用已到一定阶段，我的意见还是首先要考虑能否在现有应用基础上进行补救，尽量拉近现有系统和需求之间的距离，这时补救的成本不会很高，因为合作伙伴也会意识到这个问题的严重性而努力配合。如果不对存在的问题进行补救，那么选型失误造成的损失将是完全而彻底的。对于用户来说，同样意味着浪费。对参与hr系统应用的人员，同样存在着许多不利的影响。比较实际的作法是，先尽量维持和补救现有的应用，然后未来慢慢采用合适的解决方案来替换掉现有的系统。
陈公杰：这其中其实并没有一个绝对的标准。从成本的角度来看，关键在于现有系统与核心业务需求的差异有多大。如果企业现有的hr系统应用不仅是对业务没有帮助，而且成为业务发展的障碍时，我的建议就是要赶快更换，因为这不仅仅是购买成本的问题，而是不这样做的话，企业会丧失许多能随之而来的投资回报，意味着机会成本的增大。
6.主持人手记
又是年初，新的一轮hr系统建设周期又将开始。许多企业的信息部门在这个时候已基本确认本年度的工作重点，明确了hr系统建设的主要内容，随之而来的就是hr系统选型工作。在这个所有企业都提倡开源节流的年代，如何能做到“少花钱，多办事”，是每一个企业信息部门领导心里长期绷着的一根弦。
其实有许多用户在下意识里还是将成本简单地理解成为各种费用和消耗的集合。的确，花出去的钱，消耗的精力，损失的时间，都是让人实实在在能感受到的现实。成本如此之大，一定要选择出一个真正适合企业自身需求的产品或解决方案，以避免不必要的损失，这才是“民心所向”。因此，大多数的用户在eHR应用选型上，还都是抱着谨慎的态度，这的确是无可厚非。
但是，在记者以往接触过的众多用户中，有一种现象却一直存在。一些企业有着选择信息化产品的需求，但是选择的过程却“路漫漫其修远兮”，从开始在市场上了解相关产品到最终决策，整个过程经常一拖再拖，最长有达两年以上者。这种情况往往会有多方面原因的影响，但一般都有一个同样的原因，“这山望着那山高”。用户总希望能寻找到一个性价比更高的产品：“同样能满足自己的需求，下一个厂商的价格是否可以更低呢？”
其实，出现这种情况记者觉得只能有两种解释。一种企业对这项需求真的是不迫切；另一种是市场上能满足自身需求的产品价格的确令企业难以承受。如果是第一种原因，那企业与其花这么多精力在这做无用功，还不如省下这部分成本，投入到真正需要的地方去。如果是第二种原因，笔者认为企业不要非得吊在这一棵树上，选择一个功能相对简单，价格相对便宜的hr系统先应用起来，小成本出大效果，不是更好吗？
