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电子劳动合同有效吗?怎么签署?

2021-09-18

红海云

「签署劳动合同」是企业及员工之间建立劳动关系必不可少的环节。最近很多HR在后台反馈,公司都在普及电子合同,但是候选人却认为电子合同不安全,还是要求签署纸质合同。

遇到这样的候选人,请把本文转发给他!

所有企业HR,务必要关注这项新动向,电子劳动合同的普及,未来将影响劳动用工备案、社会保险等关键业务!对于电子劳动合同的落地,也将成为越来越多HR工作的创新亮点。

早在2020年,人社部就发布了《人力资源社会保障部办公厅关于定立电子劳动合同有关问题的函》,说明了用人单位可与劳动者协商一致签署电子劳动合同,电子劳动合同是有效的。

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▲截图自中华人民共和国人力资源和社会保障部官网

 内容重点:

1、用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。

2、采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

3、用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。

4、符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

今年7月,人社部再次发文,指引有意愿采用电子劳动合同的用人单位,合法合规的采用电子劳动合同。

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▲截图自中华人民共和国人力资源和社会保障部官网

针对电子劳动合同,本文将进行详细梳理,帮助大家了解最新动态。

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如何签订有效的电子劳动合同?

根据人社部最新发布的《电子劳动合同订立指引》,明确电子劳动合同应该满足一定条件,否则容易造成合同失效,单位承担风险,HR一定要仔细看:

1、需要通过电子劳动合同订立平台订立。

2、电子劳动合同需要载明《劳动合同法》规定的必备条款。如果未载明《 劳动合同法》规定的劳动合同必备条款或内容违反法律法规规定的,用人单位依法承担相应的法律责任。

3、用人单位要在订立电子劳动合同前,明确告知劳动者订立电子劳动合同的流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整的劳动合同文本的途径,并不得向劳动者收取费用。

4、用人单位和劳动者要确保向电子劳动合同订立平台提交的身份信息真实、完整、准确。

5、用人单位和劳动者要使用符合《中华人民共和国电子签名法》要求、依法设立的电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,进行电子签名。

6、电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效,并应附带可信时间戳。

7、电子劳动合同订立后,用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。

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电子劳动合同有哪些优点呢?

对比纸质劳动合同,电子劳动合同在成本、员工管理、风险管理等方面都更加便捷,主要有以下6个优点:

1、节约企业成本

电子劳动合同能减少纸张资源的浪费,降低了使用成本,使用也更加方便。

2、降低员工管理成本

电子劳动合同是以数据的形式保存的,签订后人事部门可以直接将电子数据保存在对应的文件夹,合同管理上节约了人工,降低了管理成本。

3、安全性高

电子劳动合同相比于纸质劳动合同,一旦签订,其相关内容将不能篡改,安全性更高。

4、方便更新

企业更新合同可以直接在线上进行续签、更新等,HR只需要做好新旧版本备注,提高HR工作效率。

5、劳动关系保障

不管是企业还是员工,在面对争议时,劳动合同作为证明公司与员工存在劳动关系的证据,可在第一时间进行调取,调取更方便快捷。

6、高效业务办理

人社部发文明确,电子劳动合同签订后可以便捷办理就业创业、劳动用工备案、社会保险、人事人才、职业培训等业务。也将逐步推进电子劳动合同在人力资源社会保障政务服务中的全面应用。

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电子劳动合同影响员工社保吗?

《社会保险法》规定,用人单位最迟要在用工关系建立之日起的30天内,与员工签订书面劳动合同,并且为员工办理医社保参保登记。

很多HR都在关心,电子劳动合同签订后,员工需要从合同签订之月强制缴纳社保了吗?会影响员工社保吗?

解答来啦~

人社部明确,全国各省要逐步推进电子劳动合同在人力资源社会保障政务服务中的全面应用,电子劳动合同将用于便捷办理就业创业、劳动用工备案、社会保险、人事人才、职业培训等业务。

因此,电子劳动合同暂不影响员工社保参保缴费。目前多省以用工备案中的合同开始时间作为员工社保的开始参保时间,后续或将过渡至直接使用电子劳动合同数据关联。

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签订电子劳动合同的注意事项

通过经国家认可的可靠的电子签名平台以电子形式签订劳动合同,就双方劳动关系的权利义务作出明确约定,具备《劳动合同法》第十七条要求的劳动合同应当具备的必备条款,包括用人单位和劳动者的自然情况、劳动合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等条款,应认定该电子劳动合同真实有效合法。

《电子签名法》第四条:“能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为符合法律、法规要求的书面形式。”

电子签约必须有可靠电子签名才安全合法,所以订立电子劳动合同的前提是电子签名要符合法律法规的规定。

但实务中采用电子邮件、传真、办公软件、微信、QQ、Word、Wps、PPT、Excel等方式签署的劳动合同,不属于法律意义上的电子合同,因其容易伪造、篡改、拼接、剪辑、破坏、毁灭等特性,其法律效力很难得到仲裁委、法院的采信。

这样的劳动合同,签了也是无效!

《劳动合同法》第二十六条下列劳动合同无效或者部分无效:

★(一)以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危,使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的;

★(二)用人单位免除自己的法定责任、排除劳动者权利的;

★(三)违反法律、行政法规强制性规定的。

如果你签的合同违背了上述法律的规定,是没有法律效力的。我们举出以下几个常见的例子,一起了解一下:

1、约定“工伤自理”

在劳动合同中有“工伤自理”、“工伤概不负责”、“伤残由个人负责”等所谓生死合同条款,违反了《劳动法》《劳动合同法》《工伤保险条例》等法律、法规的规定,因此属于无效条款。

2、约定“不买社保”

社会保险属国家强制性保险,即使双方有关于不需购买社保的约定,也不能排除该法定义务,亦不能免除用人单位应当承担的法律责任。

3、约定必须加班

有些单位与员工约定“可随时安排加班,员工不得拒绝”。这样的条款是无效的。用人单位要求劳动者加班,应协商一致,劳动者若不同意加班是有权拒绝的。除非是存在《劳动法》第四十二条存在的情形,劳动者才不得拒绝加班:

(一)发生自然灾害、事故或者因其他原因,威胁劳动者生命健康和财产安全,需要紧急处理的;

(二)生产设备、交通运输线路、公共设施发生故障,影响生产和公众利益,必须及时抢修的;

(三)法律、行政法规规定的其他情形。

4、约定不能怀孕

根据女职工劳动保护特别规定,用人单位不得因女职工怀孕、生育、哺乳降低其工资、予以辞退、与其解除劳动合同或者聘用合同。劳动合同约定“不得怀孕生育”的条款是对女职工生育权利的干涉和侵犯,违反了法律强制规定,所以是无效的。

5、约定自动续签

“本劳动合同期满后,若双方没有异议,则合同期限自动顺延一年。”不少企业约定这样的条款是为了减少实际签订劳动合同的次数,以便规避订立无固定期限劳动合同。实际上是行不通的,仲裁机关一般会认定用人单位与劳动者重新订立了一次劳动合同。

6、约定违约金

只有约定服务期或竞业限制条款,劳动者违反约定辞职才需要支付违约金。除此之外,其他任何理由都不能成为劳动者支付违约金的依据,即使公司约定了赔偿金数额,员工的单方辞职也无需支付。

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