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【导读】多地启动2026年度社保缴费工资申报，其中“按职工实际工资申报、并由员工签字确认”成为更醒目的流程要求。对企业而言，这不只是填报动作变化，更牵动工资口径、个税与社保数据一致性、劳动争议证据留存以及滞纳金与罚款风险。对HR与财务团队来说，提前把基数口径、签字流程与系统数据打通，才能把合规成本控制在可管理范围内。
一、变化的核心：从“怎么填”走向“可核对、可追溯”
社保缴费工资申报历来存在三个高频“灰区”：基数是否按实际工资、工资构成是否完整、员工是否知情。2026年度申报通知中，“员工签字确认”被写进流程要求，本质上是把“企业单方申报”改造成“企业申报+员工可监督”的闭环。
这类变化对企业的意义主要体现在两点：
- 申报结果更容易被员工比对：员工签字意味着其知晓申报口径与数值，后续一旦出现缴费基数偏低、待遇受影响或补缴情形，争议会更集中在“为何当初确认/为何未如实申报”。
- 内部数据需要更一致：社保基数与薪酬、个税申报、用工花名册等信息若出现明显差异，企业将面临更高的核查与纠偏成本。
对HR软件与薪酬系统的管理逻辑也随之改变：不再只是“生成申报表”，而是要实现“基数可追溯（来源于工资数据）、流程可留痕（确认记录）、变更可解释（调整原因）”。
二、江苏与安徽的申报要点：范围、时间与签字要求更具体
不同地区表达方式略有差异，但关键要求高度一致：以职工实际工资为基础确定缴费工资（基数），并将签字确认作为必经环节。
1. 江苏：覆盖险种齐全，明确申报时间窗口与签字留存
江苏的申报安排强调了对象范围、申报时间、缴费工资确定方式与责任后果：
- 申报对象：在当地参加基本养老保险、基本医疗保险、工伤保险、失业保险和生育保险的用人单位。
- 申报人员范围：为2025年12月在职职工及2026年新入职职工进行申报；2026年1月6日前办理停保的职工不在此次申报范围之内。
- 申报时间：2026年1月11日至2026年5月25日。
- 基数口径：以职工2025年月平均工资收入为依据；新入职职工按起薪当月按全月计算的工资收入申报。
- 签字确认与留存要求：
用人单位申报的年度缴费工资，应当经职工本人签字确认加盖公章，单位留存备查并接受职工监督。
这句话的落点非常清晰：不仅要员工签字，还要加盖公章，且由单位留存以备核查，同时将员工监督写入要求之中。
2. 安徽：申报覆盖“全部在职职工”，强调真实性责任与公示监督
安徽的通告对申报范围、截止期限与单位责任写得更“管理化”：
- 申报单位范围：参加企业职工基本养老保险、机关事业单位基本养老保险、职工基本医疗保险（含生育保险）、工伤保险和失业保险等险种的各类用人单位。
- 申报职工范围：本单位全部在职职工（含当年新入职职工）。
- 申报期限：截至2026年6月30日。
- 基数口径：在职职工以2025年月平均工资申报；新入职职工以起薪当月工资收入申报。
- 签字与监督要求：
用人单位申报的缴费工资确认表须经职工本人签字确认，加盖公章后由用人单位留存备查。用人单位应按期向其职工公布本单位社会保险费缴纳情况，接受职工监督。
与江苏相比，安徽在“按期公布缴纳情况、接受监督”上表达更进一步，意味着企业需要准备好与员工的常态化信息沟通机制，而不是只在申报期集中处理。
三、为什么“按实际工资申报+员工签字”会显著抬高企业风险敞口
很多企业过去习惯以最低缴费基数或固定档位申报，短期看能降低用工成本，但当管理规则从“形式合规”转向“可核对、可追溯”，风险会集中体现为三类成本。
1. 经济成本：补缴情形下的滞纳金与现金流压力
通知中已明确对“未按期申报、申报有误导致未足额缴费”的后果安排了滞纳金等处理路径。对企业而言，一旦出现补缴情形，往往不是补一个月，而可能是跨年度的差额补缴，现金流压力更难预测和分摊。
2. 劳动争议成本：签字确认让“工资口径”成为可争议点
员工签字确认会倒逼企业把以下问题提前说清：
- 缴费工资基数的来源是“上一年度月平均工资”还是“当月工资口径”；
- 哪些项目计入工资总额、哪些不计入；
- 员工月度工资波动、奖金发放节奏变化时，基数为何仍可能以年度平均为口径；
- 新入职员工“起薪当月按全月计算”的计算逻辑如何落地。
如果这些口径没统一，员工一旦在工伤、失业、生育待遇等场景中发现基数偏低，就可能把争议焦点指向“企业当初如何解释、员工是否被充分告知”。
3. 数据一致性成本：社保、个税、薪酬台账更难“各算各的”
随着社保征收与税务征管的衔接加强，企业内部“社保一套口径、个税一套口径、薪资表再一套口径”的做法更容易产生系统性风险。即使企业主观上没有逃避缴费意图，只要数据前后不一致，就会带来补充说明、材料准备、口径整改等管理成本。
四、缴费基数到底怎么定：年度平均、新入职起薪与工资构成三条主线
企业最容易踩坑的不是“愿不愿意按实际工资申报”，而是“实际工资到底按什么口径算”。从通知引用的规则体系看，至少要同时抓住三条主线。
1. 在职职工：以2025年月平均工资作为申报依据
江苏、安徽均明确了“上一年度月平均工资”作为在职职工申报依据。对企业操作的关键点在于：
- 月平均工资的计算区间与口径需要可复核（薪酬系统可追溯到每月应发项目）。
- 年度中途岗位/薪级变化、补发工资、一次性奖金等项目是否纳入平均值，需要与“工资总额组成”的规则保持一致。
2. 新入职职工：以起薪当月工资收入申报，且按全月计算
江苏明确“根据职工起薪当月按全月计算的工资收入申报缴费工资”，安徽也明确“以起薪当月工资收入申报缴费工资”。这对企业意味着：
- 试用期工资、转正工资差异较大的岗位，要提前设定申报口径，避免员工在转正后认为“基数长期偏低”。
- 当月入职未满月的员工，需要按“全月计算”的规则折算，折算公式、取整方式、薪资项口径最好在内部制度或确认单上写清楚。
3. 工资构成：未被明确排除的项目，倾向纳入基数统计口径
两地通知都提到缴费工资组成按《关于工资总额组成的规定》（国家统计局令〔1990〕1号）和《关于规范社会保险费缴费基数有关问题的通知》（劳社险中心函〔2006〕60号）等规定执行，并强调“凡是国家统计局有关文件没有明确规定不作为工资收入统计的项目，均应作为社会保险缴费基数”。
落到实务中，企业需要重点梳理：
- 固定工资、绩效工资、津贴补贴、奖金等是否按工资总额口径纳入；
- 报销类与福利类项目边界是否清晰（例如餐补、交通补、通讯补等在不同发放方式下的性质差异）；
- “应发口径”与“实发口径”的差异是否会导致基数偏离（例如代扣代缴情形不应影响应发工资口径）。
五、基数影响哪些待遇：员工更关注结果，企业更需要讲清逻辑
缴费基数并非“只影响企业成本”，也直接影响员工的多类权益预期，因此员工对“签字确认”会天然敏感。结合常见待遇核算逻辑，基数影响主要集中在以下方向：
- 养老保险：基础养老金与缴费指数相关，缴费基数越充分，指数水平往往更高。
- 医疗保险：缴费基数与个人账户划入、部分待遇限额的计算口径存在关联（各地细则不同）。
- 工伤保险：一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费等长期待遇计算通常与本人工资口径有关，缴费基数偏低会放大争议。
- 失业保险：失业金往往与缴费基数或当地标准挂钩，基数偏低会影响领取水平（以当地规则为准）。
- 生育保险：不少地区生育津贴与单位平均缴费基数或本人基数相关，基数偏低会影响员工对“津贴能否覆盖工资”的预期。
企业在组织员工签字前，最好把“基数口径—待遇影响—企业依法缴纳边界”讲透，减少员工把签字理解为“放弃权利”或“自担风险”。
六、企业落地怎么做：一套能经得起核对的申报与签字流程
要把“签字确认”做成低摩擦流程，关键不是让员工赶紧签完，而是把数据链条打通、把例外情形处理好。
1. 先做数据底账：薪酬项目与社保基数项目一一映射
建议在申报期前完成三张表的对齐：
- 薪酬系统的应发项目清单（含奖金、津补贴、补发项）；
- 个税申报的收入口径与期间归属；
- 社保缴费工资的统计口径与剔除项（如确有依据剔除）。
做到“任何一个员工的申报基数，都能追溯到具体月份、具体工资项”，签字确认才不会变成纯纸面动作。
2. 再做例外规则：新入职、停保、岗位异动、补发工资的统一口径
结合江苏对停保人员范围的细化（如2026年1月6日前停保不在申报范围），企业需要把人员名单与状态变更时间点拉齐；对新入职“起薪当月按全月计算”的折算方法，也要固化成可复用模板，避免人工计算误差。
3. 最后做留痕：确认表、签字路径与公示机制同步安排
两地都提出“加盖公章、单位留存备查”，安徽还提出“按期向其职工公布本单位社会保险费缴纳情况，接受职工监督”。企业可以把留痕分成三层：
- 个人层：员工确认单（基数数值、口径简述、签字日期）。
- 组织层：部门汇总表（盖章归档、版本号、生成日期）。
- 沟通层：内部公示或查询渠道（例如员工自助查询缴费明细的指引、常见问题口径）。
如果企业使用人力资源管理系统或薪酬系统，建议把“确认单生成—员工在线确认—归档下载”串成闭环，减少纸质流转中的遗漏与争议空间。
七、常见误区与合规边界：最低基数不是“想选就选”
不少企业把“按最低缴费基数缴纳”当作降本手段，但在“按上一年度月平均工资申报”的口径下，最低基数只可能是“工资确实较低且符合下限规则后的结果”，而不是企业自行选择的档位。
更重要的是，签字确认机制会把“企业是否如实申报”变成可被员工核对的事项：
- 若企业长期以最低基数申报，而员工工资明显高于该水平，员工对差异的感知会更直接；
- 一旦发生工伤、生育、离职失业等情形，待遇差异会迅速具体化，争议更难仅靠沟通化解；
- 企业即使让员工在其他文件中“同意按最低基数缴纳”或“自愿放弃社保”，也难以改变依法缴纳社会保险费的基本义务安排，反而可能在争议中被视为不利证据。
结语
2026年度社保缴费工资申报的关键词，可以概括为“实际工资、签字确认、可追溯”。对企业来说，最稳妥的做法不是临近截止日期才集中补材料，而是把工资构成口径、年度平均计算、新入职折算规则、人员状态变更与签字归档机制提前固化到流程与系统里。把基数做实、把确认做细、把留痕做全，才能在员工监督、部门核查与后续待遇核算等场景中保持一致口径，降低补缴情形与争议成本。
