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【导读】员工因单位未依法参保，被迫以灵活就业身份自行缴纳社保，事后能否向单位追偿，关键在于“法定义务是否被员工替代履行”以及“返还金额如何计算”。本文结合一则幼儿园用工争议的裁判逻辑，拆解返还范围、计算上限与企业在用工与社保管理上的风险边界，便于HR与管理者形成可落地的合规处理口径。
一、争议从哪里来：员工自缴社保，单位是否可以“视为已解决”
这类纠纷通常起于两个现实问题：一是单位未及时为员工办理社会保险；二是员工为保证连续缴费、保持待遇衔接，选择以灵活就业人员身份自行缴纳职工基本养老保险等费用。表面上看，员工“已经缴了”，但法律关系并不会因此自动闭环。
在本案中，潘某某于2019年6月入职幼儿园并签订一年劳动合同。合同期满后未续签，但潘某某持续工作至2024年2月。期间单位未为其缴纳社保，潘某某转而以灵活就业人员身份自行缴纳职工基本养老保险，累计支出2万余元。2024年2月单位以“不能胜任工作岗位”为由解除劳动关系，双方就社保费用返还未达成一致，引发仲裁与诉讼。
这类事实组合在实务中非常典型：
- 劳动关系持续存在（到期未续签但继续用工）；
- 单位社保义务未履行；
- 员工为避免断缴自行垫付；
- 劳动关系解除后集中清算历史欠账。
因此，问题的核心不在于员工有没有缴费，而在于单位能否用“员工自己交了”来替代自身法定义务，以及员工垫付后是否享有追偿权。
二、裁判核心逻辑：法定义务不能转嫁，垫付可追偿
法院对该类问题的判断通常围绕一个原则展开：按时足额缴纳社会保险费用是用人单位的法定义务。若单位未履行，员工自行缴纳的行为并不当然抹去单位责任，反而可能构成员工对单位应承担义务的“代为履行”，进而产生返还（追偿）空间。
本案裁判的关键结论可以概括为三点：
1）单位依法参保缴费是法定义务，不因员工自行缴费而免除。
2）员工以灵活就业身份缴费，客观上承担了本应由单位承担的缴费义务。
3）单位应返还员工垫付费用，但返还范围以单位正常应承担的缴费部分为限。
这一逻辑与社会保险制度的强制性相一致。制度设计强调用人单位与劳动者依法参保、共同缴费，单位不能以任何内部约定、员工同意或“已有替代方案”为由规避。
《中华人民共和国劳动法》第七十二条“社会保险基金按照保险类型确定资金来源，逐步实行社会统筹。用人单位和劳动者必须依法参加社会保险，缴纳社会保险费。”明确了参保缴费的强制性与双方法定义务属性。员工自行缴费只能解决其个人连续缴费的现实需求，并不能把单位应承担的部分“自动消化掉”。
三、返还金额怎么定：不是“全额返还”，而是“单位应缴部分为上限”
很多争议会卡在金额计算：员工实际支出是一个数，单位应返还是另一个数，两者并不必然相等。
本案中，潘某某以灵活就业人员身份缴纳社保共支出2万元，法院最终判令幼儿园返还1万8千余元，明显低于员工实际缴费额。裁判明确了一个上限口径：所应返还的金额以用人单位正常为劳动者缴纳社保所应支出的费用为限。
对HR与财务来说，这一口径至少传递出两层含义：
- 员工“自己交了多少”不当然等于“单位需要退多少”；
- 返还的计算应回到正常参保路径下，单位在相应缴费基数、险种结构、缴费比例下应承担的单位部分。
在具体测算上，容易出现的分歧点包括：
- 员工灵活就业缴费可能仅覆盖某一险种（例如职工基本养老保险），而单位正常缴费通常涉及多个险种；
- 灵活就业缴费结构与单位缴费结构并不完全一致；
- 员工缴费基数的选择与单位应按规定申报的口径可能存在差异。
因此，返还并非简单“凭票据全退”，而是以“单位在正常合规状态下应承担的成本”来核算，超出部分不当然由单位承担。
四、对企业的管理启示：别把“员工自愿自缴”当成风险隔离
从管理角度看，员工以灵活就业身份自缴社保，往往源于单位的历史欠规范：未及时参保、用工手续不完整、人员流动快、岗位临时性强等。若企业把“员工自愿自缴”“员工不要求缴社保”当成免责理由，往往会在劳动关系解除、劳动争议集中爆发时付出更高的沟通与诉讼成本。
结合本案的用工轨迹，企业尤其需要关注以下三个环节：
1）合同到期未续签但继续用工：权利义务不会“自动暂停”
本案劳动合同一年期满后未续签，但员工持续提供劳动直至2024年2月。对企业而言，这种状态下的用工管理更要“流程化”：劳动关系持续，社保义务并不会因为合同文本缺位而消失，反而更容易在争议发生时陷入被动举证。
2）社保缴纳不规范：会把离职谈判变成“历史清算”
员工在职期间往往更关注工作与收入，社保问题可能暂时忍耐；一旦发生解除、裁员、争议，社保缺口就会被集中提出，且争议焦点容易从“解除是否合法”扩展到“社保是否依法缴纳、费用如何返还”等多个战场，谈判难度显著上升。
3）把员工推向灵活就业缴费：并不能完成合规闭环
员工选择灵活就业缴费，本质是为了避免断缴或维持连续性，并非对单位责任的替代性豁免。企业若以此作为“已解决”的管理结论，容易在后续被认定仍需返还单位应承担部分，形成二次成本。
五、HR可执行建议：从“争议处理”转向“前置合规”
在不引入额外不确定口径的前提下，企业可以把这类问题拆成“在职纠偏”和“离职清算”两条线，形成可落地的动作清单。
1）在职阶段：把参保作为入职流程的硬节点
- 将参保办理纳入入职清单的必选项，与劳动合同签订、入职资料收集同步推进。
- 对短期用工、试用期、续签空档等高发场景，设置流程提醒与责任到人，避免因“忘办、拖办”造成长期欠账。
2）出现员工自缴时：及时核对并留存可核算材料
一旦发现员工以灵活就业身份自行缴费，应尽快与员工核对：缴费险种、缴费期间、缴费凭证与金额构成，避免将来清算时只剩“总额争议”而缺少可对账依据。企业内部也应同步准备“正常参保情况下单位应承担金额”的测算口径，以便在协商阶段就把分歧收敛到可计算范围。
3）离职或解除阶段：把“返还范围”谈清楚、算清楚
本案给出的清晰边界是：返还以单位正常应缴部分为限。企业在协商时可围绕这一边界进行沟通：
- 员工实际缴费金额与单位应承担金额可能不一致；
- 返还以单位应承担部分为核心，减少“全额退还”的误解；
- 以可核算、可对账的期间与凭证为基础推进结算。
4）系统化留痕：减少争议时的举证压力
对企业而言，争议中的成本往往不止于金额本身，还包括取证、核算、沟通与诉讼周期。将员工在岗期间的合同状态、岗位变动、参保状态、缴费期间等信息统一沉淀并可追溯，能显著降低离职清算时的反复核对与口径冲突。
结语
员工以灵活就业身份自行缴纳社保，并不会让用人单位的社保义务“自然消失”。当员工垫付了本应由单位承担的部分，司法实践倾向于支持其在合理范围内向单位追偿，但返还并非按员工实际支出“照单全退”，而是以单位在正常参保情况下应承担的单位应缴部分为上限。对企业与HR来说，更稳妥的路径是把参保缴费前置为用工管理的硬规则，并在出现员工自缴苗头时及时对账、留痕、纠偏，把争议从事后清算尽量压缩到可控范围内。
