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企业ehr系统选型前期准备阶段具体操作步骤详解

2017-03-06

红海云

  企业eHR系统选型不是一次简单地采购决策,而是一项复杂的系统工程。越是复杂的事情越不能急,而是要按部就班,一步一步地来。企业ehr系统选型前期准备阶段的成功与否直接影响着整个ehr项目的成败,所以,更需要谨慎对待。企业ehr系统前期准备阶段主要囊括了五步。

  第1步:成立选型项目组

  企业eHR系统选型是一项复杂的系统工程,而不是一次简单地采购决策。企业首先应成立一个选型项目组,该项目组应包括主管HR副总、HR部门主管、IT部门主管等直接相关管理人员,同时建议企业最好争取总经理作为选型项目组组长。成立项目组的意义至关重大,它不仅增加了项目选型决策的准确性、科学性,而且有助于在选型过程中获得企业各级管理人员及关键用户的支持,同时也有利于前期就在企业内部形成良好的项目氛围。可以说,eHR项目的成败是从这一步开始决定的。

  第2步:确定项目目标

  综观成功实施应用eHR的企业,无一不在项目前期就确定了明确、务实的目标。确定项目目标,是项目组成立之后的首要任务。很多企业只是知道自己要上eHR系统,但并不清楚上企业eHR系统的目标,或者对项目抱有太高的预期,一开始就要全公司、全模块实施eHR,这样是很危险的做法,轻则达不到自己的预期,严重的将会导致项目最终失败,做成烂尾项目。因此,制定一个明确、务实的目标是项目成败的先决条件。在确定eHR项目的建设目标时,既要避免贪大求全,也要避免盲目追赶潮流。

  在制定项目目标时,项目组需要回答以下两个问题:

  1、企业eHR系统如何与企业现有IT系统进行整合?

  2、需要通过企业eHR系统实现哪些业务功能?这些功能分别需要在什么阶段实现?

  第3步:确定项目建设模式

  一般来讲,eHR项目的建设模式主要有四种:

  1、企业自行开发,需要企业信息部门有强大的IT技术能力和对企业HR业务的深刻理解能力。

  2、委托软件厂商定制开发,这种模式最能符合企业的业务需求,但由于无法摊薄成本,导致开发成本很高,同时定制开发将会导致系统缺乏良好的开放性和可扩展性,对后期升级维护带来极大困难。

  3、购买ehr软件厂商的模块化软件,并进行安装应用,这种模式的短期成本最低,但由于模块化软件的先天性缺陷,不利于企业根据自身需求进行应用扩展,若企业管理模式发生大的变革很可能需要重新更换系统,这将带来更高的长期成本。

  4、购买企业eHR系统厂商的平台化软件,由软件厂商的实施顾问根据客户需求进行客户化配置。这种模式最大的好处是企业可以根据自身应用需求,对平台化软件的各个应用组件进行灵活的配置,就像搭积木一样。如果企业具备一定的开发能力,还可以很方便地在平台上进行二次开发。同时,平台化软件还提供了良好的开发性和可扩展性,大大降低了企业的系统维护和升级成本。

  第4步:确定项目预算

  在确定建设模式之后,项目经理应牵头编制项目预算,并争取获得高层支持,以确定预算,这是项目成功的重要保障。

  企业在编制项目预算时,应考虑企业以往IT系统投资的惯例,并参考市场上eHR项目建设的通行办法,并对企业应用范围、应用深度有大致的了解,这样才能编制一个相对合理的预算。我们假设企业决定采用购买软件厂商成熟产品的建设模式(这也是最普遍的),在编制预算时,业内通行的做法是分为三部分预算:软件许可费、实施及二次开发费、系统运行环境建设费。

  软件许可费是企业为eHR系统所必需支付的许可使用费;实施费主要是企业为系统的客户化配置、系统培训所支付的费用,如果需要做二次开发的,还应将二次开发费单独列出;系统运行环境费是企业为运行企业eHR系统所必需建设的软硬件环境的投资,包括操作系统、数据库、中间件及相应的服务器、网络设备及带宽等投资。

  第5步:制定需求说明书

  在明确项目建设目标和预算之后,项目经理需要组织项目组成员编写需求说明书,主要包括三方面的需求:1、业务需求,即企业在人力资源管理业务方面的需求,如人事、薪酬、招聘、培训、绩效等等,这部分需求一般由人力资源部经理组织各职能人员编写;2、IT需求,即对系统架构、软硬件环境及应用集成等方面的需求,这部分需求一般由信息部门主管编写;3、招标商务需求,即对软件厂商资质、报价等方面的要求,这部分需求一般由项目经理或企业采购部门主管编写。

  需求说明书是企业在正式招标之前必需制定的,它是软件厂商制定解决方案的重要依据,也是评判竞标供应商是否符合企业要求的重要依据。在编写需求说明书时,应主要包括以下内容:

  企业情况概述和HR管理现状;

  项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量和需要支持的用户数量;

  功能需求描述和性能要求;

  现有lT基础设施环境描述和技术要求;

  项目进度要求;

  对供应商的报价要求(如软件许可费、实施及二次开发费等);

  供应商已实施过的典型客户名单(其中1-2家可供参观)。

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eHR系统选型

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