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企业为什么要使用HR系统？21世纪第一重要的便是人才，人力资源是一种社会资源。越来越多的企业已将人作为一种重要的资源来看待。如今的人力资源是服务于知识型工作中的，它的参谋和咨询功能将扩展，直线功能得到强化，在制定和执行企业战略方面的作用越来越大，对人力资源管理者在重新设计工作组织、监测工作态度、建立质量改善小组以及构建企业文化等方面提供参谋意见的要求会越来越高。它在设计和完成企业战略规划方面将起到越来越重要的作用。
现代意义的人力资源部是一个服务机构，其主要任务是激励和协调。当部门需要用人时，人力资源部为其服务，招募最合适的人才，帮助用人部门提高绩效。人力资源部不断地为其他部门服务，培养人才、改善公司形象、改善员工福利、加强沟通、加强团队合作等，其目的是为了激励员工，为企业创造更大的效益。
现代人力资源管理的核心任务是吸引人、留住人、发展人和激励人，而这些行为的最终目的就是要全力提高绩效，使公司发展壮大。如何充分利用企业中所有的资源来达到最好的绩效则是企业中每位人力资源管理者最重要的课题。
现代人力资源管理与过去的人事管理已有很大的不同，当人事管理蜕变为人力资源管理时，就需要有强大的高科技支持，为其提供基本信息处理、数据分析、决策支持等一系列服务。具体表现在：
1．HR系统提高工作效率
高度的信息共享将大大加强部门之间的信息沟通，最终实现无纸化办公。这是现代企业发展的趋势。
当某一员工的信息被输入软件后，将被自动分布到所有相关的位置，使所有部门能够查看其权限内的信息，不再需要任何形式的沟通。软件接管了所有的计算工作，每月自动计算工资，随后制作相关报表提交到相关人员。通过预警功能，软件能及时地通知管理者今后的工作安排，避免管理工作上混乱和不协调。
其实，在提高了工作效率的同时，也节省了人力、物力，从长远的角度分析，这也是软件隐性节流的最佳体现。
2．HR系统提高管理质量
HR系统提供的决策支持将大大减少管理者的负担，通过定期的数据分析，软件将对企业现状提出合理化建议，对企业的人事、招聘、培训、绩效、保安、考勤和薪资等方面进行监督和评估，软件提出的建议在得到改善和授权之后能够立即执行。
3．HR系统加强费用控制
HR系统在招聘、培训、工资和绩效等模块中收集信息，计算人力成本。参考人力成本企业将了解对每个员工的投资以及回报率，有助与企业合理分配人力资源以及取得更好的绩效，以最小的投资获取最大的收益。
4．HR系统提高人员素质
教育和指导只能给员工理性的认识，而实际执行的管理体制则能使员工感性的了解制度的本质和性质。一个严密而规范地管理体制能使员工在执行的同时不断地充实自我，提高本身素质。
5．HR系统树立企业形象
先进的管理体制能使员工发挥最大的潜能，为企业创造利润，其自身也得到利益，员工以公司以及能为公司服务而自豪；同时企业也因为员工的支持而不断壮大和发展，提高自身地位和形象，建立了这种良性循环后这就是一种双赢。
6．HR系统建设企业文化
良好的管理体制有助于建立健康的企业文化。良好的管理体制使员工主动、自愿地为企业服务，使员工理解部门与部门之间的真正关系，HR系统软件能够加快企业文化的建立和巩固。
其实，HR系统非常具有个性化，总是要根据企业内外部情况的变化而进行动态调整。如果在最初的产品设计中没有全面考虑，以后就会遇到一些不必要的麻烦，甚至整个西欧太平美国都要完全淘汰，这将给用户的投资造成巨大的浪费。一家优秀的HR系统供应商为企业提供一套从最初的产品设计便必须注意人力资源管理的个性化及将来动态调整的优质HR系统，实现日后产品的可用性、时效性。
