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人事系统薪资管理的优势:更专业更精细化

2017-05-02

红海云

  面对CPI的持续上涨、竞争对手的诱惑,不加薪就跳槽成了很多企业骨干员工的自然选择;反过来,如果加薪操作不当,又可能造成内部新的不平衡,达不到预期激励效果。

  加薪到底该如何操作呢?不妨借助人事管理系统来进行,人事系统薪资管理的优势就是更专业化更精细化。本文将从企业加薪操作实务出发、结合人事系统实践,试图建立一个企业加薪操作的系统方法。

  1.加薪总额测算

  加薪,首先要做的不是确定单个员工的具体加薪额度,而是要确定公司加薪总额;换句话说,要先确定加薪的总成本、总盘子,然后再在不同部门、员工之间分配。确定加薪总额,实际上就确定了企业此次加薪的成本上限,这样也就兼顾到加薪效果与企业成本控制之间的平衡。

  否则,如果直接从确定员工个体加薪额度开始,很容易由于无总额上限控制而使企业付出过高的加薪成本。在具体操作中,其表现是各部门往往一开始会提出很高的加薪要求,然后人力资源部门再去控制、调低,这就很容易带来员工抵触。

  确定加薪总额,实际上具有重新核定企业薪酬总额的性质。核定薪酬总额,通常的做法是根据薪酬总额占企业总销售额或者企业净产值的一定比例核定(前者称为薪酬总额比率、后者称为劳动分配率)。根据企业历年指标情况、行业一般水平以及本年度销售额等指标,就可以核算出加薪上限来。可见加薪总额确定必须与企业下年度经营预算结合起来,脱离了经营预算,加薪就成了为加薪而加薪。

  这时,很多企业恐怕要面临缺乏必要数据以及统计分析的问题:由于企业薪酬用手工方式进行管理,各类人力资源数据、薪酬数据不完备;或者数据非常分散,需要花费大量的精力才能完成上述分析、核算。而在人事系统支持下,这些问题就变得非常简单,利用系统的薪酬分析功能就可以方便地对历年来不同营收状况下的薪酬数据进行纵向比较分析,从而为后续确定加薪总额提供必要依据。

  2.确定部门加薪总额计划

  企业加薪总额确定之后,第二个步骤是由人力资源部将加薪总体额度初步分解到各个部门。

  首先,人力资源部应当将各部门各岗位员工现收入与公司市场定位进行比较,计算薪酬比较率(Comparative Rate),具体方法是将员工现薪酬与其岗位市场薪酬中值相除,该值如果大于1,表明企业薪酬高于市场平均水平,反之则低于市场水平。

  然后,根据各员工的薪酬比较率以及公司对不同类别岗位的市场目标定位,确定两者之间差额,这样人力资源部就可以进一步计算出如果要弥补该差距各部门所需的最大加薪额度。很显然,岗位对于企业价值越大、稀缺程度越高则需要更强的薪酬竞争力,定位就应当瞄准75分位、90分位;但近年来低端岗位工资上涨很快,也必须给予注意。

  其次,应当根据各部门实际情况进行调整。在加薪总额上限的前提下,各部门不可能完全按照目标市场比定位确定加薪额度。那么就必须对各个岗位的加薪额度进行调整,调整的依据就是员工绩效,员工绩效水平越高则加薪比例越大;此外,还应当考虑到个别员工的情绪和离职倾向,尤其是公司核心岗位骨干员工,加薪必然要向这些岗位和人员倾斜。

  上述过程由于涉及大量的数据计算,以手工计算则工作量巨大。但在人事系统中,可将薪酬调查数据导入,系统自动完成各岗位薪酬与市场中值的比较,还可以进一步计算出现有薪酬与各岗位的目标市场定位薪酬值的差额。

  通过考虑以上因素,人力资源部就可以通过初步测算将加薪总额分解下去。

  3.部门确定加薪计划

  公司高层和人力资源部应当召开各部门经理会议,将公司加薪额度及其原则与各部门负责人进行深入沟通。接下来则由各部门负责人按照部门加薪总额限定确定部门员工加薪数额,即给谁加薪、加多少的问题。

  首先,各部门负责人应当通过各种途径掌握员工期望,因为激励效果很大程度上取决于期望是否得到满足。

  其次,各部门负责人应当在人力资源部指导下了解各个岗位的薪酬比较率,从而准确掌握目前部门各岗位实际的薪酬水平状况。

  再次,部门负责人综合员工绩效、能力确定员工加薪方案。这个阶段,部门经理可以通过hr人事系统经理自助平台获得所有员工年度考核结果,如果企业实施了能力评价,还可以将能力评价结果引入进来;对部门员工进行横向比较,照顾到不同员工之间的平衡。

  一般来说,除了各岗位员工加薪数额之外,该部门负责人还应当简要说明其理由。

  看似这个过程是在重复人力资源部的工作,但却是十分必要的,这有利于各部门经理清楚地理解公司的加薪政策和具体方法,进而有效地传达给员工,且部门经理也是最清楚员工绩效和能力的人。

  4.确定员工加薪数额

  部门负责人将部门员工加薪计划上报人力资源部,人力资源部可综合上述各因素进行综合审核,主要包括部门加薪总额、薪酬比较率、员工绩效水平及能力等,查看是否控制在总范围内、关键岗位员工薪酬水平是否达到了目标水平等。如果有调整,人资部还应当与该部门负责人进行再次沟通、调整、确认。

  最后人力资源部将所有加薪计划在人事系统内生成工资调整表,并以列表形式提交上级领导审批、确认。

  5.加薪面谈

  接下来可以通过人事系统完成对所有员工加薪通知,每个员工都可以通过自助平台看到自己的加薪额度。但绝对不要以为仅仅通知了事,而是要进行加薪面谈。

  因为加薪时是与员工进行深入沟通的好机会,毕竟加薪是对员工最实质性的承认,所以应当结合加薪对员工能力提升、绩效改善、下年度目标计划等提出明确要求。这些都需要部门负责人与员工进行面谈时解决。应当注意,加薪面谈必须是一对一面谈。

  对于那些没有加薪、或者对加薪不满意,可能会感受到失落感、表达消极情绪的员工,企业也应当进行后续关注。应当特别针对那些关键员工,由公司高层对其进行谈话。

  很多时候,员工不愿意直接当面表达不满,但人事系统员工自助模块中提供了意见箱功能,员工可以通过系统向人力资源部提出咨询问题或意见。此外,人事系统中的员工调查功能可以方便地进行薪酬满意度调查,自动生成分析图表。

  6.注重建立正常加薪机制

  企业应当结合外部市场工资变动,以及内部员工绩效、能力提升、职业发展计划建立起正常加薪机制。也就是说,让员工看到可以预见的未来,明确的规则将对员工建立合理预期产生积极作用。这一点往往是很多企业所忽视的。

  总之,专业化、精细化是人力资源管理业务操作的必然趋势,也是人事系统薪资管理的优势,这一方面有赖于人力资源管理者素质的提升,另一方面则有赖于管理工具的支撑。人事系统的导入,不仅能够大幅度提升管理效率,更重要的是,信息技术实现了大量人力资源数据的持续积累和深度使用,推动人力资源管理向精细化方向发展。

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