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HR系统上线后,如何缓解员工焦虑?

2017-08-21

红海云

  HR系统上线后,如何缓解员工焦虑?有时改变是可怕的,更换HR系统就是如此!在工作中运用新技术,员工常常担心新工具比旧的难用。他们担心,随着技术的进步将使他们的工作更加复杂,甚至过时。

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  但是焦虑无法左右趋势。美世伙伴和人才研究主管凯瑟琳·琼斯说,使新技术顺利实施可能需要花很长一段时间,为此需要提供适当的培训和支持,帮助员工感到实施新流程的价值。

  2016年美世专业人力资源调查发现,实施的五大挑战是:

  49%的受访者认为很难定义未来人力资源作为支持部门的参与程度。

  44%受访者认为新技术需要定制,这将增加时间和费用。

  37%的受访者称开发和运行报告分析有难度。

  29%的人认为内部团队对人力资本管理技术缺乏认识和体验。

  28%的受访者称内部资源受限,如“没有足够的人手来推进项目”。

  只有18%的人觉得他们克服了挑战,琼斯说。

  HR系统实施最好的办法是预计该技术对员工的意义,主动缓解员工顾虑。

1.预期的担忧

  新技术第一天实施,要做好回答员工问题的准备,比如“我需要做哪些改变?我有成功的能力吗?我是否有足够的培训时间?我能期待什么改变?”

  琼斯建议,组织应考虑HR系统实施第一天所有受影响的人的反应,即使是高管。

  时刻牢记员工不愿采用新系统可能是基于以前的经验。“现在的HR系统零散,流程复杂,应用程序各自为政,数据存储不集中,报告格式不统一,解决方案老旧、过度定制化,员工数据碎片化”琼斯说,“这些困扰使得人们必须做出改变。”

  多年前一个案例,雅芳公司被迫停止实施多年的一个大规模软件项目。推出的新产品订购系统不仅扰乱了常规运营,并且造成大量的销售代表离开了公司。

  琼斯建议企业通过提供信息和保证来支持员工,确保员工了解变化并为之做好准备。

  “如果你不能让人们改变,就什么都不会发生,”她指出员工的接受程度是任何重大项目成功的关键因素,不论该项目是企业安装新企业资源规划软件或一个新的人力资源管理系统,还是移动到云端或者外包。

  琼斯建议对员工坦诚技术实施对其工作暂时或最终的影响。

2.关注人,而不是系统

  为保持人力资源技术项目步入正轨,提供以下建议:

  a.提醒过程所有者不要根据当前系统做出设计决策。

  b.让所有负责流程的人参与到设计决策之中(系统实现依赖于功能,薪酬、福利等等)。

  c.询问过程所有者,觉得怎样才是“一个完美的设计”。

  d.动员管理层或HR系统供应商,让已经会使用新软件的员工来帮助他人。

  e.在适当的时候推动软件提供商。

  f.指定一个高级人力资源工作人员做出最终的系统设置和流程设计的决定。


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