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企业人力资源管理系统如何助力提升HR工作效率?

2020-06-09

红海云

  在“数字化”、“智能化”被不断提及的后疫情时代,传统线下手工的人力资源管理方式已经不再能满足企业的要求。企业人力资源管理纷纷赶上“数字化”转型的趋势,即利用人力资源管理系统来提升管理效率,解放HR的双手,实现由内及外的改革。

企业人力资源管理系统

  正如我们所知,传统的人力资源管理中,HR经常会被各种各样的初级人力事务如考勤统计、薪酬计算、工资发放所“缠身”。根据研究显示,当枯燥的数据统计工作占到人力管理日常工作的35%以上时,HR将很难有精力进行其他人力资源事务管理,这会使企业人力资源管理部门执行力和工作效率也随着下降,最后将直接影响企业的决策制定和战略部署。所以人力资源管理系统的作用在于既帮助企业人力资源管理数字化转型,同时也为HR提升了工作效率。那么我们将从以下三方面,来进行关于人力资源管理系统如何助力提升HR工作效率的探索。

  1.将HR从繁琐的事务中解放出来。

  工作量大,繁琐是人力资源管理的一大特点,对于HR来讲也是一大痛点。而这些繁重的工作量更多是来自于员工信息记录、考勤排班统计、薪资福利计算。那我们就从这几点出发,来简析人力资源管理系统是如何为HR提升工作效率的。

  ①员工信息记录

  传统的员工信息记录都需要通过HR进行手工记录和收集,包括从入职前的简历,到入职后的各项资料档案,以及之后在企业中形成的关于入离调转等一系列信息,都需要HR经手处理。但是这些资料的收集、整理、维护往往会占据HR大量的时间,特别是当HR遇到繁忙期时很容易因时间不足而造成工作混乱,从而导致工作产能低下。

  人力资源管理系统的员工管理模块,能解决这些问题。它为HR提供了员工信息一体化管理:在信息的收集方面,HR可以员工管理模块中的预入职功能,实现每位员工个人资料的自我完善和提交;在信息的维护方面,当之后有进行关于入离调转这些职业生命周期事务的异动时,员工可通过流程功能自行提交申请,HR进行流程审批即可实现员工信息的自动维护和更新。通过这样的方式,大大节省了HR查找和手工修改员工资料所需要的时间和精力,进一步提高了HR的工作效率。

  ②考勤排班统计

  对于企业来说,考勤制度相对复杂,以及各种关于外勤、加班、休假等信息的结合,往往会使HR在整理员工考勤这一块心力交瘁,不知从何下手。

  人力资源管理系统的好处在于帮助HR结合公司情况进行员工、部门等类型的排班方案设置,从而进行考勤状态的实时跟踪。当员工有关于外勤、加班、休假等相关事假的申请时,系统也会自动统计到个人的考勤管理中,自动形成考勤日报、月报等数据报表,无需HR进行人工整理和统计。这一方面提高了HR统计考勤数据的效率,也消除了HR在统计时出错的可能性。

  ③薪资福利计算

  薪资福利管理是企业人力资源管理工作的重要部分,HR在进行员工的薪酬福利管理时往往会出现这样的问题:由于传统模式下工作量巨大,薪资架构体系复杂,经常有出错的风险,如果这个环节除了差错,迎面而来的是各种各样的投诉和抱怨,以及工作量的重新叠加。

  所以人力资源管理系统可以助力HR对员工薪酬福利进行集中管理,可实现不同人员或部门进行薪资架构体系的设置,同时还能纳入系统中其它包括考勤、绩效、社保公积金等方面的数据来参与薪资核算,实现员工薪资的自动化智能计算和形式多样的报表统计,从而减少HR协调整理各方面数据的时间,提高统计效率。

  2.协助HR规范人事工作流程

  在传统的人事工作流程中,大多数企业往往都会因为流程制度不明确,执行过程缺乏相应的透明性和得不到相应的监督,导致在流程审批过程中经常出现审批时间长,资料权限失控,当出现问题和争执时,难以追溯其过程等状况,再加上时间、地点及人为等因素制约,企业内部事务难以保持高效运行。

  让人事工作流程转移到人力资源管理系统上对于HR来说有两大好处。一方面,通过相应申请的业务流程和相应负责人来明确企业内部事务该如何办、由谁办、由谁负责,即便是新手HR,也能快速上手管理相应工作。另一方面,线上流程能免除员工亲自去到HR部门进行相关事务申请的过程,让HR的工作变得更加灵活,工作计划的安排也能摆脱空间和时间上的束缚。

  3.智能人事工作提醒

  HR的工作通常都有临时性和延时性,特别是在招聘这块。还有关于合同、员工关怀等方面的事务,也是极容易被遗漏的部分。而人力资源管理系统的智能提醒,能为HR提供相应的工作安排以及时间提醒。无论是招聘管理还是合同管理、员工关怀,都能提前在系统中先设置好处理的时间,之后通过门户工作台、招聘工作台提前通知HR做好工作安排与交接,保证工作有条不紊地进行。

  人力资源管理系统除了在协调HR工作安排上有着高效的辅助作用外,还能在员工能力分析、企业决策分析、人力成本分析等方面提供强有力的数据支撑,实现企业人力资源管理的优化升级,从而推动企业数字化、智能化转型进程。

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  红海云,是中国领先的新一代人力资源管理一体化综合解决方案提供商。我们所开发的成熟产品体系红海eHR能全面满足大中型组织人力资源管理各类型应用场景,并为企业提供覆盖组织人事、考勤、薪资、招聘、绩效等人力资源业务全流程的一体化解决方案。

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