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eHR系统实施成功的秘诀有哪些?

2017-03-01

红海云

  eHR系统实施成功的秘诀有哪些?Internet的普及应用使信息流突破部门限制延伸到企业内外各个角落,HR管理体系也突破了原有的封闭模式,其业务流程再造将企业上下各级管理者及普通员工都纳入进来,eHR系统应运而生。与传统人力资源管理系统不同,eHR系统从“全面人力资源管理”角度出发,利用Internet技术为HR管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台,将HR管理链上的各角色联系起来,及时满足其业务管理需求,优化人力资源管理,增强企业核心竞争力。

eHR系统实施.jpg

  eHR的眩目光环吸引众多企业争先恐后地谋划构建自己的eHR系统,正当其热情高涨随波逐流之际,业内人士一句“eHR实施失败率高达80%”的提醒如平地惊雷,将盲目行事的企业拉回到现实中!如何才能成功实施eHR系统?

  A公司是北京一家中外合资的制药企业,产品远销海外,经营业绩良好。公司规模较大,全国各地设有30多家办事处,员工总数600多人,其中北京200多人,外地办事处300多人。人力资源部设于北京总部,总监、经理各一位,外加分别负责招聘、培训和薪酬模块的三名管理专员,员工总数与HR管理人员之比为156:1。随着公司规模进一步扩大,人员地域分布更为复杂,对HR管理工作提出了更高要求。为了应对这一挑战,人力资源部在公司领导与相关部门支持下,经过深入讨论研究,决定着手构建企业eHR系统,优化人力资源业务流程,实现全员参与的高效人力资源管理。

  A公司要想成功实施eHR系统,关键在于把握好五大环节。

1.需求调查:分角色了解

  实施eHR系统,首先需要进行需求调查工作,要明确企业中各角色对eHR系统有何需求,并据此制定构建的预期目标;同时,需求调查过程也可以调动公司全体员工对于eHR系统构建的积极性,增强认同感,为后期使用推广工作打好基础。

  A公司人力资源部采用对中高层管理人员进行深度访谈、对员工发放调查问卷的方式,进行eHR系统的需求调查。在收集、分析调查结果的基础上,人力资源部经过讨论明确了公司不同角色对eHR系统的实际需求。

  (1)角色1:人力资源管理者

  人力资源管理者承担人力资源规划、招聘甄选、在职管理(人事信息管理、考勤休假管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理),以及人员退出管理等所有人力资源管理职责,贯穿“选、用、育、留、出”五大环节。他们急需通过构建eHR系统能够将自己从繁杂的传统人事管理中“解放”出来,利用高科技信息化系统高效高质地完成人力资源管理的计划、监控与分析工作。

  (2)角色2:CEO

  对CEO而言,他在做出某项人力资源决策时,需要一个方便快捷的信息查询平台。而eHR系统就可以让CEO方便及时地获取有关企业人力资源的基本信息,如总人数、学历结构、年龄结构、离职率、晋升率、人力成本等等。而且,在企业业务管理系统、财务系统的基础数据较为完善的情况下,eHR平台的集成效应有助于CEO掌握人力资源状态指标对企业经营业绩的影响规律,通过分析其内在联系,从人力资源角度找到企业经营业绩提升的突破点,准确做出战略决策;其次,eHR系统还是CEO人事决策的终端处理平台。通过eHR系统,CEO可以在网上完成自己在HR管理活动流程中的角色承担,比如审批人事异动和绩效考核的结果等工作,提高流程的效率。

  (3)角色3:直线管理者

  eHR系统使直线管理者的人力资源管理工作网络化。通过这一平台,直线管理者可在授权范围内上网调取相关员工的人事信息,对员工进行绩效管理,以及进行员工的转正、培训、请假、休假、离职等审批工作。同时,网络使直线管理者与人力资源部门的沟通更为快捷方便,比如说可通过网络即时向人力资源部门提交招聘、培训计划。

  (4)角色4:普通员工

  eHR系统是普通员工和企业的沟通窗口与交流平台。在授权范围内,通过eHR系统员工可在线管理更新个人基本信息,查询相关人事记录,查看企业规章制度、组织架构管理、重要任免信息、内部招聘信息、报名参加内部培训课程、提交请假/休假及外派培训申请,快捷地与HR部门沟通等等。

2.目标设定:分阶段针对性设计

  基于对需求调查结果所得信息的分类统计及按照时间紧迫度、任务复杂度等标准排出的优先顺序,就可以对构建eHR系统的预期目标进行有针对性的设计。

  为方便后续工作的进行,A公司在构建eHR系统过程中,制作了如下预期目标分类图,并对实施阶段进行了划分,使整个项目处于有力的控制之下。项目参与者就此明确了努力方向,避免盲目行动所带来的各种风险,节省了成本与时间。

3.方案设计:依战略选定供应商

  • 战略决策

  在完成需求调查与分阶段实施总体构想之后,就应该考虑eHR系统构建实施主体的问题了。A公司现有两个选择:内部自行开发或对外购买。针对这一问题,A公司人力资源部利用SWOT分析工具,从内部优势与劣势、外部机会与威胁四方面,对两种选择进行了衡量,以正确做出战略决策。

  通过SWOT分析,A公司最终决定购买市场上成熟的eHR系统,人力资源部进入对eHR系统供应商的筛选阶段,具体流程:

  A公司成立了筛选小组:成员6人,包括公司网管,HR各模块专员,HR经理以及其他部门相关业务人员。经讨论分析确立如下标准:

  (1)知名的专业eHR系统供应商,必须具有一定规模,研发、销售、实施、维护各流程有专人负责,分工明确。在北京最好设有研发中心,以保证二次开发的技术支持与后续服务的及时提供。

  (2)系统设计理念要与A公司全面人力资源管理理念相一致,这主要体现在该系统工作流程设计是否合理,是否支持对直线管理者和员工的授权,是否具备完善的审批功能等方面。

  (3)系统必须具备完善安全的保密措施,比如重要数据、远程传送数据必须加密,等等。

  (4)系统必须是B/S(使用网络浏览器作为客户端访问系统)结构,方便访问、维护与升级。

  (5)要有方便快捷的数据导入导出系统,利于A公司存储备份大量历史数据。

  在编写需求说明书的同时,筛选小组参照既定标准初步选出4家信誉良好的供应商,然后将编写好的需求说明书发给它们。各供应商很快提供了与A公司行业、组织结构、管理模式等方面相近的典型客户名单。根据这些名单,筛选小组成员分头进行电话联系,从中挑出与A公司最具可比性的两家客户。在相关供应商的安排下,筛选小组代表对其进行了实地参观,进一步获得系统应用背景、功能、实施效果以及后续服务情况等必要信息。

  约3周后,各供应商相继进行了现有系统的演示,详细说明其现有系统对A公司需求的支持情况,并进行了差异分析。在差异分析的基础上,针对A公司所存的部分问题提出了解决方案。

  经过一周左右的方案对比和评估,筛选小组最后选中了其中一家,并针对方案提出改进要求。经过多次沟通谈判与方案调整,双方就eHR系统构建事宜签署了合同。在合同中筛选小组着重明确了项目实施期限,二次开发及后续服务费用以及实施项目组人员构成等条款,这得益于前期同典型客户进行沟通后的启发。

4.方案实施:把握五大关键点

  合同签订后,就进入方案具体实施阶段,在此过程中HR部门要把握好以下五大关键点:

  关键点一:成立项目实施团队并明确成员职责。A公司实施团队的构成为:人力资源总监为项目总监,负责相关部门的沟通工作,协调资源;人力资源经理担任项目经理,直接监督系统建设工作,控制进度;人力资源部各模块专员均为项目组成员,与软件工程师及时沟通,明确己方需求,协助实施各业务模块。

  关键点二:掌控项目实施进程并做好先期规划。在签订的合同中,A公司明确说定了软件工程师的到位时间与项目实施期限,同时规定双方每周举行一次工作阶段总结会,每月末供应商总结进度并提交下月规划。

  关键点三:实现知识全面积累并做到学以致用。在项目实施过程中,A公司特别注重知识积累,安排事先找到的研究生全程跟进,详细记录各种操作,编写项目日志并及时整理,实现了系统知识的全面积累。这样一来,一方面可为本公司人员培训方案的制定提供第一手资料;另一方面便于更好地掌握供应商所提供的报表开发工具,提升自我开发能力,降低后期成本。

  关键点四:严把数据导入质量并提供相关支持。归根到底,eHR系统的主要功能是采集数据、加工数据,输出数据。原始输入数据的质量高低对后期输出结果有重大影响。因此数据收集、数据审核,以及数据导入工作至关重要,需投入大量时间与精力。A公司在做项目安排计划时充分考虑到了这一点,预留了时间并实行专人跟进。

  关键点五:注重项目成果推广并抓好培训工作。eHR系统的新建定会影响到相关人员的原有工作任务或工作习惯,无论从工作上还是心理上,他们都需要一段时间来适应这种变化。HR部门可以通过及时有效的培训工作,加快eHR系统推广进程,让更多的人尽快感受并得益于eHR系统为其工作所带来的方便。

5.效果评估:三个层面看结果

  eHR系统构建是一项重要投资,企业需要对其准确进行投资回报分析,及时跟进效果评估工作,可以从数据、业务以及战略三层面入手。

  据此,A公司对其eHR系统进行了效果评估,得到的投资回报分析结果:

  计算公式:

  满意度变化率=(构建系统后满意度-构建系统前满意度)÷构建系统前满意度成本=∑参与一项HR管理活动的人员的小时工资×小时数

  成本变化率=(构建系统前成本-构建系统后成本)÷构建系统前成本

  总而言之,实施eHR系统的五大环节并非相互独立的,前一环节的成功完成是后一环节工作得以开展的前提,联系紧密,环环相扣,是一个不断完善的循环过程。而此过程中每一环节任务能否顺利完成,关键在于公司的执行力。站在这一角度而言,构建eHR系统可谓是对公司执行力的一次严峻考验,若eHR系统构建成功并充分发挥效用,公司执行力也会随之得以全面提升。A公司就是一个成功的典型,其通过构建eHR系统,检验并进一步提升了公司执行力,实现了全面的人力资源管理。目前A公司正乘着eHR这列快车,在信息高速公路上飞速前进。


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