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HR软件是运用信息技术将人力资源管理业务的制度、体系、流程、规范等电子化、网络化来科学地管理，提升人力资源管理绩效。HR软件的标准化程度越高，在客户业务变更时，越容易调整和维护。如果HR软件不能随着管理的变化而及时做出调整，系统往往就会在开始使用一段时间后因不能随业务变化而无法继续使用，造成系统被束之高阁。此外，是否能与企业自身的其它管理系统实现数据集成，如与OA系统的集成，从而达到企业协同管理的作用，也会影响HR软件的有效性。
对于企业而言首先要把系统用起来，有些企业虽然购买了HR软件，但是使用的业务模块有限，使用的人员有限，还有的企业在购买后基本没有投入使用。从企业用户的角度来看，企业的需求和实际能力决定产品性能的发挥。例如，有的企业安装了HR软件后，高管、职能部门负责人和员工还是习惯于以往的手工操作方式，人力资源部门也没有做相应的系统使用培训，员工使用系统的频率很低。而人力资源部门往往也只使用了人事信息管理、薪酬计算等部分系统功能。这样一来，HR软件的管理效益就很低，尤其是很多用户采购ERP的同时，基本不怎么考虑人力资源部门的实际业务和需求，想当然地选择了ERP中比较简单的HR模块，造成人力资源部门不愿意使用甚至是无法使用，没有发挥出HR软件系统的应用效益。
企业用户要充分发挥HR软件系统的管理效益，在选择HR软件系统时需要注意以下几点：
要由人力资源部门主导，结合企业业务战略以及人力资源管理规划，确定HR软件系统的实施目标、范围，选择专业、适用的系统，不能因为迁就所谓的集成应用而由信息部门决定选用非专业的HR软件系统，以避免以后不能满足实际业务需求而放弃系统应用。
实施应用HR软件系统要分阶段进行，首先应用系统解决重复性的、事务性的基础工作问题，提高工作效率和准确性，逐步深化HR软件系统应用。
要将HR软件系统定位为企业级应用，不要仅仅局限于人力工作者，要分别满足员工、直线经理、领导等不同的人员应用权限内的信息和业务。
HR软件系统要满足业务部门人员的需求，如绩效管理要满足业务部门各级管理者的日常工作管理和考核要求，而不是仅仅考核期末评分，让HR软件系统为业务管理提供价值。这样才能充分发挥HR软件系统对企业的管理效益。
