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找HR软件供应商时要注意哪些问题?RFP又该如何做!

2017-04-14

红海云

  找HR软件供应商时要注意哪些问题?只要是选择HR软件外包的企业,都必然做好供应商的选择。不过市场上这么多的软件厂商,企业如何才能不被市场所误导,做出比价并准确的选择呢?下面就来分享一下多年的经验总结:如何做好供应商初选和RFP的缩写。

一、如何做好供应商初选

  选择供应商最主要的就是收集商家资料,并且要尽可能的多和详细。一般来说,企业收集供应商的途径有以下三种:

  1.请其他已经实施eHR解决方案的公司同行推荐;

  2.通过因特网搜索;

  3.求助于第三方HR软件咨询商

  不过由于市场上的HR供应商众多,企业很容易就拿到一长串的供应商名单,很容易被晃花了眼。在这里推荐一种比较有效的办法:由企业以RFt(RequestForInformation,需求信息)的形式明确列出一系列供应商必须满足的基本要求(而非详细需求),并以邮件或电话等方式与候选供应商进行沟通。通过这种方式能够极大的减少供应商初选的难度。

  此外,在进行供应商初选的同时,企业项目组应该着手准备RFP(RequestForProposal,需求建议书)。

二、如何做好RFP的缩写

  RFP是企业为确保供应商理解项目的需求,在此基础上提供项目建议书而编制的需求规范。一般来说其内容主要有这些:

  1.企业情况概述和HR管理现状;

  2.项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量和需要支持的用户数量;

  3.功能需求描述和性能要求;

  4.现有lT基础设施环境描述和技术要求;

  5.项目进度要求;

  6.对HR软件供应商的报价要求(如软件许可费、培训实施费、年度维护费等);

  7.HR软件供应商已实施过的主要客户名单及联系方式(至少20家以上,其中需要包括一批与项目组要求的规模比较接近或业务背景类似的客户。);

  8.供应商答复RFP及提交项目建议书的注意事项。

  因此,企业的RFP缩写只要根据这些要求来制作就可以了。

  事实上,在企业向HR软件供应商索取必要的资料时,许多供应商经常会迫切地要求安排面谈或系统演示。在初选阶段,企业必须拒绝这些请求,因为企业此时并没有完全了解自己的需求,与供应商的深入接触没有实际意义。企业可要求供应商尽可能多提供能表现其优势的资料,并明确告诉供应商,如果对他们提交的资料感兴趣,将会保持进一步的联系。


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