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人力资源管理系统常见问题有哪些?系统选型实施过程常见错误

2017-05-09

红海云

  人力资源管理系统常见问题有哪些?在人力资源管理系统的实施过程中,常常会听到有些企业选型或者是实施失败,究其原因,则是由于没有相关的系统选型与实施经验,所以在这一过程中经常因为规划不清晰而导致频频出错。下面我将结合自己五年来为企业人力资源管理信息化服务的经验,简单地总结了企业在规划和实施人力资源管理系统中通常会犯的四类错误及避免措施。

1.该做的工作没有做

  在选购人力资源管理系统时,你很容易会被那些新奇和复杂的功能模块以及性能特色所吸引,而你却忽略了一些最基本也是最重要的功能。应该记着:要拿着你详尽的需求文档列成的清单去选购系统,而不要被人力资源管理系统服务商兜售和吆喝的各种眩目的新奇花样所迷惑。

  购买一套并不符合假设需求的人力资源管理系统对于负责人力资源管理系统的人员来说是一件非常严重的错误。没有对具体工作和具体需求的适当界定,谁又能判定哪一个人力资源管理系统适合公司的需要呢?

  有时,人力资源管理系统的需求定义是非常松散的。有时,需求会在项目进行的中间进行修改。不管是哪一种,都会导致令人不愉快的经历。要避免这些,就得经常有效地沟通,以保证管理层和用户能够持续地达成一致的意见,从而保证人力资源管理系统的顺利实施。

  一旦你界定清楚了你的具体需求,要积极主动地利用这些文档去评估和测试服务商的人力资源管理系统产品及其服务,并开始规划你的培训计划。

  最后,要确保人们接受充分的培训,以便使他们积极主动地正确使用系统。

2.用户不愿意使用人力资源管理系统

  如果用户从一开始就同意和接受企业规划和选择的系统,那么他们是非常愿意下工夫去学习如何使用系统的。

  一个刚刚成立一年多的竞争对手由于缺成熟的项目管理经验,使本来规划一个月实施完毕的项目严重地拖延到了一年时间,其中最重要的一点就是用户参与不充分。导致这一问题的原因是项目规划和实施过程中缺乏用户的参与,而解决这一问题,使用户感到满意的办法就是让用户参与到需求的分析和界定中,并在系统进行完整设计时,也让他们参与进来。即使再忙,用户通常也是非常乐意参与项目的。起草一个工作规划和一个决策的程序,这样你才不会被项目管理委员会弄得左右摇摆,但一定要确保用户从一开始就要参与项目。

3.时间或者成本超支

  为了避免这些超支,你可以把项目进行分解,分解得越细越好,以防止项目的“范围”被蔓延。

  这一问题会导致项目出现各种各样的麻烦。除非这种超支非常巨大,否则这个问题会被忽略(特别是如果其他问题被避免的话)。时间和成本通常是很容易衡量的因素,然而,对经理们来说也是最易被忽略的。

  超支的最主要的原因是在项目的规划、工作任务的预估和控制以及资源调配方面的失败引起。毋庸置疑的是,一个资历丰富的项目经理会最大程度地减少这些问题的发生。项目按时、保质保量完成的最好办法是,严格按照进度和预算完成每一个细分阶段,上一个阶段完成,再接着完成下一个阶段,否则扩大了项目的“范围”,导致项目拖延的危险就会来临。

4.不可信赖的输出和数据

  从手工记录或者其他系统里转化到新的人力资源管理系统系统里,必须有适当的数据和信息输入审校机制,这样才能保证输入的质量,也才会产生可信赖的输出。

  也许你已经听说过垃圾输入和垃圾输出这样的阶段,这也正好描述了从人力资源管理系统得到了不可信赖的数据和结果的现象。然而,很少有人故意输入垃圾信息到人力资源管理系统里。通常都是因为没有制定输入的标准和作出相应的监控措施而导致。如何才能预防这些会产生垃圾信息的错误行为呢?

       首先,要制定向系统输入数据或信息的标准,在输入之前检查现有数据的准确性;其次,是对录入的数据尽可能地进行确认和验证,比如组织、员工管理数据,薪酬管理数据等等;第三,在大规模或者完全实施之前进行抽样检测;最后,人力资源管理系统项目组需要制定人力资源管理系统的系统控制和审计制度,并加强对人力资源管理系统日常负责人员(有的企业设有专门的人力资源管理系统经理)的管理软件系统维护和更新工作的评估。

      其实,人力资源管理系统无论是选型还是实施,都是非常重要的。企业在完成这些事情的时候不妨通过网络了解一下其它企业是怎么做这些工作的,之后再对比自身企业的情况,做具体的规划。

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