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高校人事管理系统选型四要素

2017-09-01

红海云

  高校在人力资源管理问题上具有许多与企业不相同的因素,独具特殊性,总的来说,高校人事管理系统选型过程中需要关注以下四要素:


  1、系统的灵活性与扩展性


  近年来高校面临着剧烈的社会和政策环境变革,事业单位分类改革、高等教育体制改革、事业单位人事制度改革等多项改革同步推进,编制管理、岗位设置、聘用制、绩效考核与绩效工资等具体政策加快落地,新一轮的人事薪酬制度处于政策研究中。


  高校人事管理在进一步规范的同时,还需要完成由传统人事管理向人力资源管理的转型。转型中的人力资源管理必然要发生多样的变革,这就要求高校人事管理系统不仅能满足高校当前各种复杂的实际需求,同时还能够适应高校未来管理需求的变化。这就对系统的灵活性、可扩展性提出了很高的要求。


  相对于其他业务来说,人事管理随着高校发展处于经常性的细微调整之中。比如,属于高校管理自主范围内的绩效考核与奖励性绩效工资的分配,不同的领导、不同的院系都可能根据情况而存在细微差距和不断地调整。还要面对来自上级主管单位大量的管理报表的强制填报要求,笔者曾经做过一些简单的统计,在高校里,仅人事报表的数量平均就达到了百张左右。这些报表的样式、指标统计口径会随着管理的变化而不断调整。这时,如果人事管理系统不能随着人力资源管理的变化而灵活调整,那么高校信息化投资将面临巨大风险。


  2、信息系统设计的完整性与先进性


  从人事管理到人力资源管理,再到人才管理,这是30多年来人力资源管理软件的基本发展轨迹,这与人力资源管理实践发展过程是一致的。软件厂商和产品必须跟上管理发展的节奏,在满足事务性工作高效处理的基础上,还需要时刻跟随和引领先进管理理念,满足人力资源管理提升的需要。


  现在的人力资源管理工作不再仅仅按职能划分为人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理六大模块,而是更强调按照战略和价值导向建立人力资本价值产出核心流程,主要包括:


  ž人才持续有效供给:整合人才规划、人才招聘、人才评估和甄选、入职引导一系列工作,为组织战略提供充足、适配的人才支撑,保障人才持续有效供给;


  ž关键人才培养与领导力提升:构建科学的有针对性的能力评估、选拔及培训开发体系,保障个人能力的持续发展,与战略要求和组织发展相匹配;


  ž高绩效团队建设:通过管理者与员工就绩效目标的共同承诺和两者之间持续的沟通辅导,确保员工个人目标与组织目标的一致性,推进员工个人成长与组织发展的有机结合;


  ž和谐员工关系构建:创建良好的工作环境,吸引高级人才,提升员工满意度和敬业度,使他们发挥最大价值,并实现有效的员工保留等;


  大数据分析辅助决策:基于完善的人力资源信息与动态过程数据积累,建立丰富的人力资源分析模型,实现组织人力资源大数据应用,为人力资源管理决策提供有力支撑。


  专业的e-HR系统在系统研发设计时就要充分融入先进管理理念,架构设计中要考虑具有扩展性,具备清晰的产品规划发展轨迹,通过版本升级不断吸收新的应用模型,从而保障产品与理念的同步。定制化开发的产品由于其技术特定而无法实现优化;专注行业的综合性厂商在人力资源管理方面也没有深厚积淀,这是由人事管理只是其系统局部功能模块所决定的。


  3、厂商的人力资源管理专业性


  人事管理系统不是一个简单的买来就用的软件产品,其部署过程是一个包含了系统规划、系统实施与二次开发、培训、系统维护与升级、系统应用管理等众多环节的复杂项目管理过程。这一复杂性决定了高校人事管理系统选型时不能只关注产品本身的特性,还应该深入了解产品技术架构、供应商服务能力、供应商业务发展趋势以及公司的发展前景等关于供应商综合实力方面的因素。


  高校人事管理系统要成功上线运行不是单纯的技术行为,产品只是一个方面,还需要项目实施人员的业务能力与成熟的系统建设方法论。通常专业厂商经过多年的积累,建立起了人力资源管理系统实施方法论,能够结合客户实际和业务需求科学规划、快速实施,并推动系统深度应用。


  并且,专业HR软件厂商的人员由于长期专业从事人力资源系统业务相关工作,不仅具备技术功底,也都具备比较丰富的人力资源管理业务体系经验和能力,能够在系统建设中为客户进行一定的管理梳理并提出优化建议。更重要的是,专业厂商在实施过程中,还可以结合以往的实际案例,为新客户提供人力资源管理体系的梳理和优化,并将其他客户的管理经验借鉴到新用户的业务中。


  通过系统建设过程,用户不仅获得了一套信息系统,还在一定程度上实现了人力资源管理体系、流程的梳理与优化。


  4、拥有总成本(TCO)


  高校在选型阶段作价格比较的时候,不要仅仅关注当期项目的成交价,而应该综合考虑总拥有成本TCO(Total cost of ownership),就是在今后几年内,为了保证系统正常应用而支出的包含资金、人工等的总体成本。除了当期成交金额,未来必须支付的成本还包括后期维护成本、系统使用寿命、用户学习成本、增加服务范围成本等。


  后期维护成本要考虑厂商维护费收取比例与服务内容,最容易被忽视的是服务内容。没有厂商会在项目验收后提供长期驻场服务,服务费涵盖的服务项目往往也有限。系统维护的主要工作能够由高校自身承担,最好是能由不具备技术背景的人事工作者承担维护工作。并且,人事人员自己维护系统也是延长系统寿命、真正长期发挥系统价值的最佳方案。


  管理是不断优化提升的,主要表现在流程和表单的优化。如果前期开发的流程和表单是固定的,运维期间这些表单流程变化的成本和风险将非常大。在国家创新的号召下,当前软件研发人员人工成本快速上升,流动加大,都为后期的研发和运维增添了不确定因素。


  以上就是高校人事管理系统选型的一些要素,但并非每个高校的关注点都完全一致,在实际选型过程中可以根据自身的特点和诉求设定不同的权重,才能选出真正适合的、能够帮助人力资源管理提升的信息系统。选择一个良好的供应商是项目成功的基础,要想项目获得最终成功,还需要项目组和供应商团队在合作过程中不断沟通、磨合、实践。

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