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高校人力资源管理系统选型四大误区

2017-08-31

红海云

  高校人事制度改革加速推进,人事管理工作量和难度不断增大,是否需要推动信息化建设已经不再是问题,让高校人事和信息化管理部门最为困扰的是如何进行高校人力资源管理系统选型。许多高校在人力资源管理系统选型中投入了大量时间、资源和精力,但系统上线之后却没有达到预期目标,管理效率没有得到有效提升,甚至还需要花费更多的时间去维护系统。


  适合的才是最好的,那么,究竟该如何从众多的厂家中选择适合自己的人力资源管理系统呢?这个问题的关键是,究竟什么才是适合的,什么是必须避免的。避开误区虽然不能确保成功,却能过滤掉大多数轻易的失败;明确适合的,才能让选择把握住方向。那么,我们来谈一谈高校人力资源管理系统选型时的常见误区。


  误区一:定制开发是最合适的


  诚然,定制开发有很多“看上去很美”的优势,用户需要什么,基本上就开发什么,个性化需求得到充分满足;由于业务针对性强,操作的友好度与易用性也会很强,初期推广见效迅速。


  但是,选择定制开发的人力资源管理系统时,你必须清楚几个问题。其一,人力系统开发过程管理是极为复杂的课题,从用户的原始需求到产品实现,中间包括需求调研、需求分析、设计、代码、测试等一系列过程,涉及到多种专业岗位,无论是自行开发还是外包开发,都不太可能在一个项目上配齐所有专业角色,所以,对需求的理解、架构设计、代码质量以及系统稳定性都无法与成熟的商业产品相比。其二,在现在的改革背景下人事管理需求必然不断变化,而应对变化正是定制开发产品的优势,因此,随时应变升级改造系统是你应该做好的心理准备,而你也需要准备钱。其三,定制开发系统的后期维护成本高,高校自身基本不可能进行维护,事无巨细都需要开发方进行维护,因此,你还是得准备充足的资金让开发方来替你维护。


  定制化开发最适用的是个性化极强并且模式固化的系统,比如教务系统。


  误区二:将高校人力资源管理系统定位于数字化校园的一个模块


  数字化校园一体化建设有一个特点,就是信息的高度集成,将高校内部教学、办公、学工服务、财务等业务集成在一起。高集成性带来了非常明显的优势,比如数据及数据处理结果按权限实时共享,数据来源唯一、避免重复输入、降低数据冗余,系统信息支持多路径查询等。


  但集成也带来了另一个风险,简单来说,系统对多个子系统的集成程度越高,系统就越庞大,数据结构就越复杂,那么系统调整的难度就越大,即使表面上看来非常细微的一个调整也可能引发到系统内部非常复杂的、涉及非常多的关联数据的调整。


  如果不考虑高校人事管理的重要性与复杂性,将人力资源管理系统系统定位于简单的信息记录和工资核算,在数字化校园建设中顺带包含进去,确实是一种简单的解决方案,但事实绝非如此。比如,某国内知名高校信息化服务商,为高校提供智慧校园解决方案,其系统中内置了非常多的表格,为了达到高集成要求,表格之间都是相互关联的。同样,HR模块也涉及了很多表格,HR表格也是和数字校园中的财务、教务、办公等多个模块相关联的,调整HR表格的时候,也就必须对相关联的表格进行调整,后期维护工作量极大,也极易产生错误。


  实际上,人事业务同高校财务、教务等部门的集成度不是非常高,比如最紧密的集成来自于工资发放之后人工成本的财务科目和成本中心的归集,类似业务一个月做一次就足够了。而且,人事管理对高校运营活动的支撑,不是体现在直接的、表面的业务关联上,更重要的是将高校战略和文化内化到人力资源管理的各个方面之中。


  如果从数字化校园中相对独立出来,由人事部门主导人力资源管理系统建设,随之而来的担忧则是系统兼容性问题,即与数字校园或其他信息系统能否对接。这在高校信息化建设早期的确是个大问题,但随着大量集成开发平台和开发技术的出现、高校信息化建设经验的积累,兼容性问题已经得到较好地解决。


  比如,软件接口技术是一种重要的集成实现方式。一般来说,软件接口分为两种,一种是数据接口,另一种是编程接口。所谓数据接口就是能够将一个系统业务数据导入到另一个系统业务模块中,所谓编程接口则是一个系统可以通过编程调用另一系统的数据。对于很多高校比较关注的人力资源管理系统与数字化校园的接口,主要包括与财务的接口以及向其他业务推送组织人员数据,这些通过现在的软件接口技术都能够非常圆满地实现。


  误区三:只关注目前的应用范围


  随着事业单位改革以及人力资源管理的发展,高校人力资源管理系统的定位已经不能仅仅自我局限为部门内使用的辅助工具了,“就是管管人员信息和工资”的认识越来越跟不上发展趋势。


  系统建设不能四面出击、乱铺摊子,要有计划地分步建设,但这并不意味着人力资源管理系统选型时只考虑当期应用。人事系统建设有一个通行的准则,叫做“统一规划、分步实施”,但现实中各厂商往往为了竞争需要,重点宣传分步实施,诱导用户只关注当期应用模块,快速理清当期需求就开始建设,草草上马之后,客户才发现厂商的其它模块根本不适合自己应用。


  高校人力资源管理系统本身就是一个庞大而复杂的系统,目前市场上成熟的产品,会按照人才供应链的逻辑,涵盖人才管理全生命周期,至少包含一二十个模块,数据流、业务流贯穿始终。高校必须从自身管理的现实需求和中远期目标出发,规划每一期的应用内容,这就要求供应商产品具有完整的架构。但是,行业综合厂商包含在数字校园系统中的人事管理模块远远达不到这个要求。


  误区四:只考虑当前固化的人事管理模式


  高校作为典型的事业单位,国家对于人事管理具有统一的管理体系和模式,比较的固化和单一,有些高校人力资源管理系统选型中很容易只考虑到当前固化了的管理需求,选型中特别青睐一些只做高校人事管理信息化的厂商。这些厂商确实具有高校业务特点明显、操作简单明了、能够很快使用起来的信息系统。但随着国家对事业单位改革力度的加强,高校的人事管理体系、模式等也将随之而调整,尤其是高校越来越具有人才管理的独立权限,那么高校人事管理体系和模式势必要结合现代人力资源管理理念,尤其是企业人力资源管理的成熟体系,而进行调整甚至变革,对于那些只做高校人事管理信息业务的机构,由于缺乏企业用户经验,其系统在设计的时候,就难以考虑到支撑这些变化和调整,也就有系统无法保障长期持续应用的风险。而人力资源管理系统因为记录了人员的所有信息,历史的延续性、数据的积累与准确就非常的重要,一般而言建设人事系统需要考虑十年的持续应用,因此就需要避免这种只考虑当前固化人事业务的选型误区。

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