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工作流管理系统是什么?九大必备特点分析

2020-12-18

红海云

  当你搜索BPM或工作流管理系统时,有很多选项供你选择:有些基于公共云,有些支持私有部署;有些是基于用户定价,有些是一次性收费;其他人需要顾问,还有一些需要自己做工作……那么工作流管理系统是什么?如何在这样的条件下选择一个好的工作流管理系统呢?以下是给你的答案。

工作流管理系统是什么

  1.可视化流程图解工具

  在考虑工作流管理系统时,最重要的考虑因素是流程图建模。业务流程管理工具中有四类流程建模:

  1)无建模工具–使用编码作为实现流程的方式。

  2)通过UI表单收集的数据–通过表单获取有关业务流程的信息。

  3)基于活动的可视界面–此选项覆盖整个流程,包括在每个阶段处理进展。

  4)基于业务步骤的可视化界面–这类似于第三类,但它并没有打扰用户的业务流程进展,相反,它允许用户专注于业务流程的主要路径,并且在操作时软件会自动处理异常情况。

  毫无疑问第4种选择是比较好的,它可以发挥用户和系统的优势,用户知道每次进程应该如何运行,系统可以提供构建路径的方法。

  2.拖拽设计表单

  没有数据的流程就像没有乘客的火车,每个业务流程都需要相应方法来承担有效负载。大多数工作流管理系统使用表单作为流程捕获和编辑数据的方式。

  业务流程管理工具必须同时照顾到新老用户。新手用户需要极其简化的一切,并清楚地阐明业务流程;老用户希望能够自定义表单并使其完全按照自己的意愿行事。所以,自由拖拽设计表单就是很好的满足新老用户的方式。

  3.访问权限控制

  您需要一个可以保护最重要信息的工作流管理系统,因为很多时候表单和字段中的数据都比较敏感。

  比如访问某字段的权限,可以设置为隐藏或只读或可修改,以此来限定一部分流程参与者的权限。有时候,您还需仅限某些人访问表单的某个部分,在不输入所有名称的情况下将特定部分的访问权限授予一个团队的所有人等等。

  如果想在业务流程的各个阶段或步骤中实现上述所有目标,那么您选择的工作流管理系统也必须能够轻松处理这些情况。

  4.移动支持

  您应该立即离开没有支持Android和iOS等移动端的工作流管理系统。业务流程系统需要支持移动化办公,现在用户是很难容忍只能坐在办公桌前访问应用程序的。

  5.强大的管理员功能

  即使最好的工作流管理系统有时也会因为一些奇怪用户的操作被卡住,您需要有一种方法来管理和编辑业务流程系统,这样您不需要每次遇到问题都咨询昂贵的顾问了。

  优秀的业务管理系统可以支持您的内部管理员重新分配单个任务,批量重新分配,删除项目等。

  6.与现有软件系统集成

  很少有公司会使用无法与其他核心软件系统集成的BPM解决方案。如果没有集成的能力,您需要大量来回手动数据传输,这样的话系统不仅没有带来便利反而增加了更多的麻烦。

  如果没有强大的集成能力,业务流程管理工具就会彻底失败。这些集成应该包括API支持,Webhook以及其他功能。

  7.强大的报告生成和分析功能

  很多BPM工具不提供随时可用的流程统计报告以及分析功能,但是您选择的工作流管理系统需要生成报告,让系统告诉您:完成单个步骤和整个项目所需的平均时间、所有未清项目的快照、项目被拒绝或重新路由的频率等等,以此来支持您的决策。所以,对于任何工作流管理系统,强大的报告生成和分析功能是必须的。

  8.可供大用户群使用

  当您有100个用户和100万用户时,软件的表现也会有所不同,您所采购的软件可以满足现在几十人的需求,那么如果用户达到100万时它还适用吗?

  所以您也需要了解潜在的BPM软件提供商有多少客户,他们构建产品的系统是什么,他们能够随着用户群的增长而扩展吗,是否能够支持大用户群使用,这些都很重要。

  9.流程绩效指标

  所有的业务流程都有最后期限,但并非所有业务流程执行结果都符合最初的预期。该情况下,就需要企业领导者确定造成该现象的原因以及改进措施,所以流程绩效指标就显得十分重要。

  流程绩效指标是一个工具,它可以帮助组织识别过程问题,并做出有意义的决定来改进无效的过程。在BPM中,流程绩效指标是自动捕获系统数据,流程管理人员对这些数据进行评估,以确定是否存在糟糕的流程建模和流程执行,以帮助改进相关业务流程。业务流程管理(BPM)领域正在迅速发展,具有这9个特性的业务流程管理系统将成为您企业业务流程管理的最佳选择!

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