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EHR系统选型,HR应提前准备什么?

2020-05-09

红海云

  相信很多HR在突然接到领导层通知要找EHR系统时,如果在不了解的情况下,一开始都会手忙脚乱,急着在网上输入EHR系统是什么,EHR系统哪家好的语句来获取信息,然后就开始联系网页上提供的供应商了。

EHR系统.jpg

  但因为对EHR系统只是一知半解,而且领导层可能也是一时兴起,所以给予的目标也不是很明确,更多是希望能得到这类系统在各大供应商中的市场价格,但这往往导致HR在了解的过程中过分关注系统价格,只通过价格来评判供应商,结果可能找到的都是一些不符合公司或者领导层需要的EHR系统,又要开始新一轮的了解和挑选,导致项目迟迟不能推进。

  那么,为了避免这种无数次的了解、挑选后放弃的无用功行为,HR在接到通知后应该提前准备什么才能真正让自己了解EHR系统,从而找到更贴合公司人力资源管理的EHR产品和供应商呢,下面有几个小步骤可以提供参考:


1.深度了解领导层意愿,成立选项小组,确定目标

  HR最先是需要了解领导层对于上线EHR系统的意愿强不强烈,是否要进入立项阶段?因为这决定着你之后所做的事情是否有价值和能否进一步推进。如果是的话,那么可以继续做接下来的事情。

  EHR系统它是基于人力资源管理业务和信息化技术的融合,在了解之前需要考虑到很多因素,所以需要先成立选项小组,来共同确定项目目标。那么小组成员应包括HR人力管理者、IT部门管理者、各业务部门负责人、以及能对该项目进行拍板的高层领导,方便提高在后期系统实施和应用这两个方面的信息沟通效率。而目标的确定可以包括这些:

  (1)项目的具体上线时间、覆盖范围;

  (2)找什么类型的产品?是希望找SaaS类型的还是本地部署的产品,同时是希望找标准化产品还是说可以进行个性化定制的产品;

  (3)选择什么规模的供应商?技术力量雄厚的,还是在人力资源行业驰骋多年的,又或者是有相关资质和优质服务的等等;

  (4)是否要走招标形式。


2.确定EHR系统项目预算

  确定预算是一个比较困难的环节,如果一开始没有了解过供应商的报价标准的话。所以一般采取的做法是可以先了解公司内部之前在IT系统上的投资惯例,并结合行内通行做法,可以分为这三部分预算:软件版权费、实施费、服务费,继而来确定项目预算问题。


3.结合企业背景和内部情况,研究讨论,形成需求文档

  需求文档可以从人力资源管理业务层面和IT层面来形成,包括:

  (1)了解公司内部组织架构、人员规模以及员工信息化程度;

  (2)确定人力资源管理业务需求,确定哪一部分比较棘手,分别从组织、员工、考勤、薪资、绩效、招聘、培训、人事流程、人事档案、社保公积金、报表、员工自助等方面进行研究讨论,从而来确定哪些功能是目前迫切需要用到的,是否需要分期上线,之后再进一步形成需求文档;

  (3)确定IT层面的需求,即内部其它系统对接集成要求、安全要求、保密要求;

  (4)如果是走招标形式的话,还需要编写招标需求,包括软件供应商资质、报价等方面的要求。

需求文档形成过程.jpg

4.准备好需求说明书

  结合需求文档,来形成需求说明书,需求说明书的内容可以包括功能需求描述、系统对接集成情况、EHR系统是否限制用户数和组织数等等。当进行到了解EHR系统这一步时,可以向供应商发送需求说明书。让他们对自己产品是否满足客户需求来进行评分,弥补在电话沟通或者是线上沟通所遗漏或者是比较难了解的问题。也方便之后在演示中关注能实现和不能实现的需求内容,进行各大供应商的比较。

需求说明书.png


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