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相信很多HR在突然接到领导层通知要找EHR系统时，如果在不了解的情况下，一开始都会手忙脚乱，急着在网上输入EHR系统是什么，EHR系统哪家好的语句来获取信息，然后就开始联系网页上提供的供应商了。
但因为对EHR系统只是一知半解，而且领导层可能也是一时兴起，所以给予的目标也不是很明确，更多是希望能得到这类系统在各大供应商中的市场价格，但这往往导致HR在了解的过程中过分关注系统价格，只通过价格来评判供应商，结果可能找到的都是一些不符合公司或者领导层需要的EHR系统，又要开始新一轮的了解和挑选，导致项目迟迟不能推进。
那么，为了避免这种无数次的了解、挑选后放弃的无用功行为，HR在接到通知后应该提前准备什么才能真正让自己了解EHR系统，从而找到更贴合公司人力资源管理的EHR产品和供应商呢，下面有几个小步骤可以提供参考：
1.深度了解领导层意愿，成立选项小组，确定目标
HR最先是需要了解领导层对于上线EHR系统的意愿强不强烈，是否要进入立项阶段？因为这决定着你之后所做的事情是否有价值和能否进一步推进。如果是的话，那么可以继续做接下来的事情。
EHR系统它是基于人力资源管理业务和信息化技术的融合，在了解之前需要考虑到很多因素，所以需要先成立选项小组，来共同确定项目目标。那么小组成员应包括HR人力管理者、IT部门管理者、各业务部门负责人、以及能对该项目进行拍板的高层领导，方便提高在后期系统实施和应用这两个方面的信息沟通效率。而目标的确定可以包括这些：
（1）项目的具体上线时间、覆盖范围；
（2）找什么类型的产品?是希望找SaaS类型的还是本地部署的产品，同时是希望找标准化产品还是说可以进行个性化定制的产品；
（3）选择什么规模的供应商？技术力量雄厚的，还是在人力资源行业驰骋多年的，又或者是有相关资质和优质服务的等等；
（4）是否要走招标形式。
2.确定EHR系统项目预算
确定预算是一个比较困难的环节，如果一开始没有了解过供应商的报价标准的话。所以一般采取的做法是可以先了解公司内部之前在IT系统上的投资惯例，并结合行内通行做法，可以分为这三部分预算：软件版权费、实施费、服务费，继而来确定项目预算问题。
3.结合企业背景和内部情况，研究讨论，形成需求文档
需求文档可以从人力资源管理业务层面和IT层面来形成，包括：
（1）了解公司内部组织架构、人员规模以及员工信息化程度；
（2）确定人力资源管理业务需求，确定哪一部分比较棘手，分别从组织、员工、考勤、薪资、绩效、招聘、培训、人事流程、人事档案、社保公积金、报表、员工自助等方面进行研究讨论，从而来确定哪些功能是目前迫切需要用到的，是否需要分期上线，之后再进一步形成需求文档；
（3）确定IT层面的需求，即内部其它系统对接集成要求、安全要求、保密要求；
（4）如果是走招标形式的话，还需要编写招标需求，包括软件供应商资质、报价等方面的要求。
4.准备好需求说明书
结合需求文档，来形成需求说明书，需求说明书的内容可以包括功能需求描述、系统对接集成情况、EHR系统是否限制用户数和组织数等等。当进行到了解EHR系统这一步时，可以向供应商发送需求说明书。让他们对自己产品是否满足客户需求来进行评分，弥补在电话沟通或者是线上沟通所遗漏或者是比较难了解的问题。也方便之后在演示中关注能实现和不能实现的需求内容，进行各大供应商的比较。
