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员工管理制度设计方法,HR必读!

2020-08-13

红海云

管理中,把事情程序化、制度化,让各职能部门有章可循,员工按部就班,可以提高管理效率。要做到这些,设计员工管理制度至关重要。

如果HR不能设计出切实可行的规章制度,管理效果将大大降低。英国教育家洛克认为,没有有效的制度,就不会有令人满意的工作表现。

因此只有HR做好了员工管理制度的规划与制定,才能保证员工全身心投入工作。下面就一起来康康员工管理制度是如何设计的吧!


员工管理制度设计的原则

▍体现组织的价值观念

设计员工管理制度必须体现以人为本的管理思想,以人为本的思想表明,在制度设计思想中,不能将人视为组织利润最大化的工具,不能将员工视为实现组织目标的手段,要确立人在管理过程中的主导地位。

制度要体现对人的关怀,使人获得超越于生存需要的、全面的自由发展。倡导人和组织共同发展,人与制度共建,人的完善与制度的完善相互促进。

▍兼顾行为的规范和对员工的尊重

以人为本不是一种溺爱式的迁就,而是要全方面地发展人,锻炼人、提升人的素质。制度的首要职责是把人的智慧,积极性、创造性、主动性充分发挥出来并利用好。让每个员工都有用武之地,能够全身心、全时间投入到自己所从事的工作。按制度进行招聘、升、降,培训、流转,不分亲疏。

一套以用好人、育好人为宗旨的员工管理制度能把员工的才能和热情激发出来,使企业成为一棵常青树。

▍向员工公示制定的规章制度

根据《劳动合同法》第四条第(四)款规定,用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

在实际操作中,公示的方法是多种多样的,关键是需要保留公示的证据。例如,员工入职时,让员工仔细阅读规章制度,然后让员工在相同版本的规章制度页面签字,并保留好;或者组织学习规章制度的内容,保存好学习的签到表、时间、记录、考核规章制度的试卷等。

 

员工管理制度设计的内容

1.员工管理制度的项目

员工管理制度由一系列组织规则所组成,是组织的一系列选人、用人与育人的条款规定,其项目条款众多。员工管理制度的内容具体见下表:

人力资源管理制度.webp.jpg

2.员工管理制度的文本

(1)员工管理制度的文本结构

员工管理制度的项目众多,内容各异,一般来说,员工管理制度大文本结构通常有导语、条规、实施说明三个部分。具体的结构则因实体内容的限制和编写者的习惯而异。

通常用以下几种形式:

A.开门见山,全篇条列。

这种结构形式,从开篇到结尾都是条文。开头是制定制度的目的、依据,末尾是实施说明,写明修改和解释权限,生效时间等,中间各条为具体内容。

B.分章命题,下列条文。

这种结构形式,第一章通常为总则,阐述制定规章制度的依据、目的、适用范围等;末章通常是附则,说明这部分规章制度的权威程度,修改和解释权限,生效时间及其他有关要求;中间各章为规章制度的具体内容,每一章可分为若干条,每一条可分为若干款。

C.分段标题,逐条叙述。

这种结构形式一般在前面有一段导语,说明制度的目的,依据、适用范围等,然后分段标题,逐条叙述,末段附实施说明

(2)员工管理制度的撰写要求

员工管理制度是组织的重要规章制度,生效后的制度必须严格遵照执行,因而撰写员工管理制度各项条款时,务必明确、具体、准确。

具体来说,员工管理制度的文本撰写要求如下:

A.层次分明,条理清楚,一目了然;

B.逻辑严密,前后连贯,措施具体;

C.文字精炼,行文庄重,简明扼要,不宜用文言文;

D.避免歧义,措辞准确,通俗易懂,标点符号准确。

(3)员工管理制度的格式要求

员工管理制度的文本格式应加以规范,每一个制度均按照相同的格式撰写,便于在企业内形成认知共识,即员工看到“熟悉的”文件,就知道是公司的规章制度,增强制度的严肃性和公信力。

一个好的制度要简洁明了、格式统一、严谨专业,为了达到上述目标,对管理制度的格式要从以下几方面进行规范设计。

A.字体字号

管理制度的字体应清晰易于阅读。

中文字体推荐使用宋体、黑体、仿宋、楷体,英文字体推荐使用TimesNew Roman、Arial等,不要使用难于辨识的修饰性字体。

字号大小建议在五号-三号之间,字体太小或太大都不容易阅读。

B.内容层次和编号

管理制度的内容一般划分为“章、节、条、款、项、目”六个层次。章内还可再分节,节以下再分条。每条下可分款、项、目层次。

除“款”以外,章、节、条、项、目均冠以数字,分别以汉字或阿拉伯数字表示。

•制度若设章时,每一章均应有标题,在同一制度内以汉字排号,如“第一章、第二章……”;

•章内若设节时,每一节均应有标题,节在同一章内以汉字排号,如“第一节、第二节……”;

•“条”在整个制度内以汉字排大流水号,如“第一条、第二条……”;

•“款”是“条”的细分,为条下之“段”,款不编号。

•“项”在“条”内以括号内汉字排小流水号,如“(一)、(二)……”;

•“目”在项下以阿拉伯数字排小流水号,如“1.2.……”。

C.段落编排

为了便于阅读和理解,同时体现管理制度的专业美观,段落编排也要特别注意。

“章”、“节”的标题上、下各空一行居中编排,章题和节题不得置于页面的最后一行。“条、款、项、目”建议行距为1.5倍,左对齐,首行缩进。

D.页眉和页脚

规章制度的页眉通常可以包含企业名称、Logo、制度名称、版本号等信息;页脚通常包括页码、生效日期、密级说明等。

E.页面排版

建议规章制度采用A4幅面纸(297mm×210mm),如部分内容编排需要较大幅面纸时,可采用A3幅面纸(297mm×420mm)。

上下左右页边距不宜过小,建议采用Word默认值,所有的文字、表格、其他符号只能出现在图文区内。

(4)配套内容:员工手册

为了使组织的规章制度能让全体员工了解和接受,让每位员工有一本《员工手册》是必要的。

《员工手册》是员工日常工作的行为准则,也是每位新进员工必读和必须进行培训的教材。学习手册的目的是让员工了解日常工作中“应该怎样做”和“为什么要这样做"。

《员工手册》通常以公司总裁或者CEO写给员工的公开信开头,信中开诚布公地阐明公司的经营理念。

然后是公司概况,员工了解公司性质、经营范围、主导产品与服务、市场状况及公司发展奋斗的历史,以及未来奋斗的目标等。

接下来介绍公司的企业文化,包括公司遵循的价值观念,经营理念,企业倡导的精神。

然后介绍公司组织结构,通常以图示各部门之间的相互关系,职责划分,每个部门负责处理的事项及应负的责任,有利于员工明了“有事找谁”及“我所在部门职责是什么”。

之后转入公司的规章制度,这一部分是《员工手册》的重要内容,涉及员工切身处利益,如员工选聘依据、考核标准、晋升条件、解聘程序、工资待遇、工龄计算、各种奖金补贴发放规则,劳动合同的签订,上下班时间,报销制度,以及保密规定及养老、医疗、失业,工伤等保险制度与其他福利项目。

《员工手册》还包括员工行为规范、着装及仪表、待人接物的行为准则等具体规定,这有利于员工经常对照,不断提高自己的道德修养和文明素质。

员工手册》的编写要简明,不必面面俱到,细则可到有关部门查询,其内容应是员工最为关切的,日常出现频率高、程序规范的事宜。

员工管理制度由一系列组织规则构成,是从招聘开始的一系列选人、用人与育人的规定,目的在于用好人,增强员工的满意度及组织的凝聚力。

既然员工管理制度设计如此重要,我们HR知识汇就为大家送上《新编员工管理制度范本大全》电子书一本,让各位HR在设计制度时可以用作参考。

该书主要从人力资源的综合管理、人事的招聘与录用、员工考勤考核、员工出差、人事绩效考核、薪酬管理、人事教育培训、人事奖惩与激励、人事福利保险、人事劳动管理等方面对人事管理制度进行了详细的介绍。

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