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关于人社局《电子劳动合同订立指引》,HR要怎样解读?

2021-12-20

红海云

71日,人力资源社会保障部办公厅发布了《电子劳动合同订立指引》(以下简称“指引”)。指引由人力资源社会保障部办公厅根据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规组织编写,意在指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同。这对于中国在人力资源管理领域推动电子合同签约是一个里程碑。那么,电子劳动合同HR究竟该注意哪些地方呢?

电子劳动合同订立.png

1.电子劳动合同的法律效力

之前有很多企业的HR被法务部门拒绝不让上电子劳动合同的最大理由是“地方司法机构或地方人社部门未明确认可电子劳动合同。”这次在指引中的第二条就明确提出,依法订立的电子劳动合同具有法律效力。因此,建议HR直接将此文分享给法务,让法务同事及时了解当前人力资源社会保障部对电子劳动合同的支持态度。

2.电子劳动合同的平台

指引首先明确指出,电子劳动合同应用需要通过电子劳动合同订立平台,确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定,满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。由这可以看出对电子劳动合同订立平台的专业性要求很高,建议企业采用专业的电子签约平台。因为很大程度上企业一方作为合同当事人却单方面保存合同数据,法理上具有进行任何修改的能力和潜在动机。将来企业更需要注意的是,在设计整体数字化系统IT架构时,需要提前做好规划与外部电子签约平台进行互动。

其次,从指引的方向来看,政府将来也会有进一步利用外部平台大数据来提升政务效率的趋势。有了外部存储的电子劳动合同,在获取相关权限的前提下,政府在办理老百姓的落户、社保、退休等事务时可能就再也不用员工提供劳动合同了,这能有效避免验证纸质合同环节以及在劳动合同丢失时一系列的麻烦事。此外,从指引中我们可以看到,政府也将建设电子劳动合同平台服务企业。

3.电子劳动合同的模板

指引中鼓励用人单位和劳动者使用政府发布的劳动合同示范文本订立电子劳动合同。劳动合同未载明《中华人民共和国劳动合同法》规定的劳动合同必备条款或内容违反法律法规规定的,用人单位依法承担相应的法律责任。

关于这点,建议HR参考20191125日政府发布的《劳动合同(通用)》和《劳动合同(劳务派遣)》。有了范本就可以进一步减少因为某些公司在法务上的薄弱,而产生用工风险,这样的操作既保护了企业,同时也保护了员工。所以,以范本为基础的劳动合同模版确定后,就可以在电子签约应用中存储重用。有了模版,全自动加入经过实名认证的劳动者信息后生成的电子合同,就能避免以往因为人工失误而发生的合同关键信息缺失问题。

4.电子劳动合同的签订

指引在“电子合同的订立”一章中基本完整描述了电子劳动合同签订的步骤,因此我们要确保电子合同供应商完全满足这些步骤。确保签订前有告知,签订中需要使用电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,确保身份识别,反映真实意愿,包含时间戳,签订后有通知,避免篡改。有了以上这些步骤的控制,将来电子劳动合同就完全具备法律效应,从一定意义上来说,电子劳动合同比纸质劳动合同更具有可信赖性。

此外,《中华人民共和国劳动合同法》还要求:建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付二倍的工资。所以HR需要知道合同的进展。

针对这点,HR给预入职员工发送offer确认函后,可以根据签署状态,包括未读未签、已读未签、已完成、合同已撤销、合同已拒签等,来判断员工入职意向。已拒签的合同可通过合同详情查看拒签理由,帮助HR及时把控业务状态,降低合同签署过程中信息了解不及时带来的风险。但若对方由于某些原因未收到通知短信没有完成签署,此时需要对签署者进行再次提醒,通知尽快完成签署,保证合同的签署时效。所以,在选择电子劳动合同供应商时就需要看看以上这些功能是否能够实现。

5.电子劳动合同的调取、存储和应用

指引要求对于电子合同的调取、存储和应用,能够做到随时获取。这对于企业和员工来说都会非常方便,之前HR在日常工作中经常需要在档案室翻文件调取员工劳动合同,有时还会出现无法找到一些历史久远的纸质合同的情况。员工也是如此,东西多了,时间长了,或者搬了次家,纸质劳动合同就找不到了,带来了很多麻烦。有了电子劳动合同后就无需担心这些事情,随时随地可以调取查看。

另外指引还提到了劳动者如需要电子劳动合同纸质文本,用人单位要至少免费提供一份,并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。上上签电子签约平台为员工提供了非常直观可见的电子合同下载入口,方便下载和打印,为企业减少了回答员工一些不必要操作问题的时间。

同时,平台的电子合同带有查验二维码,可以增强查验纸质打印件是否与电子原件一致的便捷性。

6.电子劳动合同的安全性

在今年6月国家《数据安全法》出台后,我们就已经通过《数据安全法》91日施行,企业应如何应对确保业务及个人数据安全?一文分析了在电子签约领域如何确保数据安全。

指引中要求对于电子劳动合同,需要有严格的保护措施,防止信息泄漏、篡改和丢失,这给以电子签约供应商提出了更高要求。

在数据安全资质方面,指引明确提出“电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境,要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护,确保平台稳定运行,提供连续服务。”经过长时间的积累和实践,在数据安全领域已经具备相应技术、标准、措施、认证来确保数据安全。

以上就是根据最新发布的《电子劳动合同订立指引》所进行的解读。有了以上这些详细指引及保障,相信企业里的法务伙伴们再也不会对电子劳动合同投反对票了,同时当电子劳动合同在人力资源管理领域全面开花结果后,HR和企业都将会省掉很多麻烦!


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