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近日,人力资源社会保障部(下称“人社部”)办公厅发布了《电子劳动合同订立指引》(人社厅发〔2021〕54号)(下称“《指引》”),用于指导用人单位与劳动者依法规范地订立电子劳动合同,这标志着电子劳动合同的时代正式来临。那么,在这种大浪潮下,企业一定要改用电子劳动合同吗?同时又该如何订立合规的电子劳动合同呢?作为人力资源管理领域的决策者，HR不妨听听这类解读。
1.企业一定要改用电子劳动合同吗？
近年来,互联网信息技术的快速发展,为签订、传递和储存电子劳动合同,保证其完整、准确、不被篡改提供了可靠的技术条件。新冠疫情暴发以来,更是推动了电子合同在企业内部入职场景下的应用。去年3月,人社部发布《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,文件明确了“用人单位与劳动者协商一致,可采用电子形式订立书面劳动合同”。同年,北京市人社局发文表示,将在全市范围内推广使用电子劳动合同,并搭建全市统一的电子劳动合同管理平台。此后,多地纷纷加快行动。截至目前,已有青岛、淄博、沈阳、昆明、广州、沧州、桂林、南宁等地提出“全面推行电子劳动合同。”同时在一签通的数据中显示,目前国内已有15%的企业实现了在入职管理流程中签署电子合同,占已拥有线上入职系统的36%,比去年同期增长了140%。电子合同作为打通HR业务线上化的最后一环,有效简化了纸质合同“线下签、线上录”的繁琐操作,尤其对于劳动密集型企业、分支机构多员工分布广的企业,降低了代签、冒签、遗失等风险,支持员工“入转调离”全流程线上管理,将HR从事务性工作中彻底释放,提升HR组织整体服务效率。
从长远的角度看,电子劳动合同已是大势所趋,但企业如何转变、如何应用,还需结合自身企业情况综合考量。
2.如何订立合规的电子劳动合同
该《指引》可作为企业建立电子劳动合同合规制度的重要参考,指导企业在订立电子劳动合同时有效减少法律风险。
（1）电子劳动合同需通过订立平台订立：
第三条:用人单位与劳动者订立电子劳动合同的,要通过电子劳动合同订立平台订立。
订立电子劳动合同所依托的信息化平台,大致分为三种类型:一是第三方搭建电子劳动合同服务平台。企业可付费给市场化的电子签名服务商搭建的第三方电子劳动合同服务平台,由其为企业签订电子劳动合同提供服务。二是政府建设电子劳动合同订立公共服务平台,供企业和劳动者免费使用。三是企业自建平台。对于实力较强、信息技术水平较高、用工规模大的企业,可选择自建平台系统与劳动者订立电子劳动合同。
（2）严格限定订立平台技术要求：
《指引》严格限定电子劳动合同订立平台所具备的技术要求。
第四条:电子劳动合同订立平台要通过有效的现代信息技术手段提供劳动合同订立、调取、储存、应用等服务,具备身份认证、电子签名、意愿确认、数据安全防护等能力,确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定,满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。
第十六条:电子劳动合同订立平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据,包括身份认证、签署意愿、电子签名等,保证电子证据链的完整性,确保相关信息可查询、可调用,为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利。
（3）明确多重核验手段,确保合同效力性
第七条:用人单位和劳动者要确保向电子劳动合同订立平台提交的身份信息真实、完整、准确。电子劳动合同订立平台要通过数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信息验证码等技术手段,真实反映订立人身份和签署意愿,并记录和保存验证确认过程。具备条件的,可使用电子社保卡开展实人实名认证。
第八条：用人单位和劳动者要使用符合《中华人民共和国电子签名法》要求、依法设立的电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,进行电子签名。
第九条：电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效,并应附带可信时间戳。
规避参与主体错误身份、虚假身份、失效身份等风险,确保身份可信,不可仿冒与否认,实名认证是合规合法电子劳动合同的第一步。
（4）重视数据安全合规
第十七条:电子劳动合同信息的管理、调取和应用要符合《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》等法律法规,不得侵害信息主体合法权益。
第十八条:电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境,要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护,确保平台稳定运行,提供连续服务,防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失。
第十九条：电子劳动合同订立平台要建立健全电子劳动合同信息保护制度,不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权,电子劳动合同订立平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。
《指引》重视电子劳动合同订立平台及企业处理信息的数据合规问题。根据《信息安全等级保护管理办法》,第三级信息系统属于监督保护级,“国家信息安全监管部门对该级信息系统信息安全等级保护工作进行监督、检查”,电子劳动合同订立平台及其支持服务的企业等主体应对第三次信息系统应每年至少进行一次等级测评,至少进行一次自查。
通过以上内容，相信HR对于“企业一定要改用电子劳动合同吗”，“如何订立合规的电子劳动合同”有了一定的了解和判断。那么，在当前疫情还没有完全结束的情况下，企业如果在资本运转上没有什么困难的话，还是建议使用电子劳动合同，或者通过上线HCM管理系统来完成企业合同管理工作的。这样既能为企业节省相应的保存、保管成本，也能在平台上统一操作和管理合同事务，避免劳动合同过期无续签等问题。
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