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INDUSTRY INFORMATION
在数字化时代，数据被视为除了人员、资金和物质以外的第四种生产要素，成为现代企业不可或缺的重要资产与经营决策的基石。数据质量直接影响着数据的应用价值和决策效果。唯有数据准确、完整、实时、规范、一致，决策者才能更有效地利用数据来指导企业的管理决策和业务发展。可以说，数据质量的高低成为了企业是能否精准决策的关键。员工信息管理作为人力资源管理的基础，其数据质量更是深刻影响着企业其他业务的开展。
然而，传统的纸质档案或Excel表格的员工信息管理方式很多都需要由HR录入、更新，随着企业规模的不断扩大，工作量更是与日俱增，占据HR大量时间的同时，信息维护错误的频率也越来越高。基于这样的背景，越来越多的企业开始尝试用数字化手段来管理员工信息，而员工自助就是其中一个重要手段。
红海云自助式HRSSC共享服务中心支持个人信息的自助维护。员工可以在PC端或移动端的员工自助中心上维护、更新个人信息，相关数据会同步到员工全生命周期数字化管理平台，待HR审核通过后将自动同步更新到花名册及员工档案。这种赋能员工自主管理个人信息权利的方式，不仅大大减轻了HR的工作压力，还能有效提高员工信息的准确性，同时增强员工的参与感和满意度，提升企业形象和员工品牌影响力。
尽管员工自助维护能极大减轻HR负担，有效提高员工信息的准确性，但员工信息质量参差不齐的问题也随之而至。不少HR都遇到过这样的问题：
员工信息不完整，教育信息、家庭情况等必要信息缺失。
员工信息不准确，特别是像身份证号、银行卡号等长串的数字，输错的情况时有发生，一个个的检查核对也十分费劲。
员工信息不规范，不同员工填写的日期格式、职务级别等名称不一致，各种写法、叫法都有。
员工信息更新不及时，如员工结婚生子，但没有及时维护更新家庭情况，导致后面结算薪资福利的时候无法顺利进行。
针对以上问题，红海云员工全生命周期数字化管理平台在个人信息自助维护功能的基础上，结合数据联动、字段设置、数据巡检、智能提醒、OCR识别等多种方式，解锁出多种信息维护的新方案，切实保障员工信息的准确性、完整性、及时性和一致性，为企业的人力资源数字化管理打造准确、可靠的数据基底。下面将以员工信息维护更新的三个场景展开说明。
场景1：新人预入职时完善个人信息
预入职是继候选人简历后又一个收集个人信息的阶段，企业需要进一步收集候选人的个人资料、教育背景、家庭情况、工作经历、相关证明文件等信息，以更详细地了解核实候选人的基本情况，为之后的入职、培训和后续发展提前做好准备。
传统的预入职方式是让候选人填写一份预入职表格，像联系方式、教育背景等在招聘前期已经填写过的信息，还是需要重新填写，甚至是反复填写，不仅耗费时间和资源，容易让候选人感到烦躁、降低对企业的好感度，还很可能导致多份员工档案前后不一致的情况。此外，人为出错和疏漏、关键信息缺失、填写内容不规范等问题也严重影响着员工信息的质量。红海云员工全生命周期数字化管理平台提供以下解决方案，帮助企业解决这些问题。
Step 1. HR设置员工档案
首先，HR在收集信息前先设置好员工档案的内容，包括档案所包含的信息子集（如教育信息、家庭情况、工作经历等），子集的读写类型，字段的输入类型（如输入框、单选框、复选框、下拉框等），字段的读写类型（必填、写、隐藏），字段变更是否需要审核等。
对于像身份证号、联系方式、邮箱等必要关键的字段可以设置为必填，设置完后候选人在填写信息时必须填写完后才能提交，HR也可以按业务需求设置某个信息子集为必填，这样员工在填写该子集时至少要保存一条数据才能进行下一步操作。字段及信息子集读写类型的设置可有效提高员工信息的完整性。
而对于如学历等已经有固定填写规范的字段，HR可以将其字段输入类型设置为下拉框或单选框，候选人在填写时可根据实际情况选择相应选项，避免员工填写格式或内容不一致、不合规的情况，提高数据的规范性。
员工档案设置完成后，HR可以通过预入职二维码、URL、邮件或微信等移动APP消息提醒的方式通知候选人完善信息。
Step 2. 候选人自助完善信息
红海云员工全生命周期数字化管理平台支持与红海云ATS招聘系统打通，候选人接受offer后，其在招聘前期填写的简历信息会自动流转到员工管理的预入职菜单，候选人打开填写链接后可以核对修改已填写信息，补充完善未填信息，无需重复填写，以保障信息的准确性和一致性。
同时，平台支持OCR识别填充身份证、银行卡号等多位数字信息，并且可自动带出对应的性别、籍贯地、出生日期、身份证地址、开户银行等信息，在极大提高相关信息的准确性和规范性之余，也简化了填写内容，提升了候选人填写信息的效率。
除此之外，平台还支持字段校验功能，如校验身份证号、手机号是否合规、是否重复等，进一步确保员工信息的准确性和规范性，为企业人力资源数字化管理搭建准确可靠的数字基础。
候选人填写完毕并提交后，HR可以在预入职菜单查看审核候选人信息，以进一步确保信息的准确性和规范性。
场景2：员工信息发生变更需要更新
员工信息是动态的，会随着员工的个人情况变化、工作经验积累、工作表现变化、公司策略调整和经营状况变化而发生调整和改变。因此员工信息需要及时更新，一旦更新不及时，将会阻碍其他业务的开展，导致决策错误，甚至给企业带来法律纠纷。而如何保障员工信息更新的及时性，成为了企业员工信息管理的又一难题。红海云员工全生命周期数字化管理平台根据员工信息的不同特点采取不同的措施，切实保障员工信息的及时性和一致性，为企业人力资源管理提供更优质、更稳定的数据支持。
Type 1. 流程联动更新人事业务数据
红海云员工全生命周期数字化管理平台支持所有流程审批数据的智能关联。员工入转调离的所有人事业务，当流程审批通过后，流程表单上的相关数据（如员工状态、转正日期、调动后的部门及岗位等）会自动同步更新到花名册及员工档案，无需HR重复录入更新。通过流程联动实现数据自动更新，能够有效提高数据的准确性、实时性和一致性，减少人工录入的错误率和操作成本，提升企业的管理效率，保障其他关联业务的顺利进行。同时也保证了信息管理的规范性，实现信息变更有据可依、有迹可循。
Type 2. 智能提醒更新/数据保鲜采集人事业务类个人信息
对于像婚姻及家庭亲属信息、产假子女信息、毕业季员工的学历状态、快到期或已过期的证书文件等与人事业务相关的个人信息，红海云员工全生命周期数字化管理平台支持通过智能提醒方式通知员工更新，也可以通过数据保鲜的方式采集。
HR可以提前设置好提醒规则，如在身份证到期前30天提醒员工更换身份证文件、请婚假或者产假开始当天提醒员工变更员工信息，平台会根据设置好的规则在相应时间自动发送提醒给对应员工。通过设置智能提醒，员工可以有充足的时间提前做好相关资料的更新准备，并且可以自主选择合适的时间更新数据，不影响系统的其他操作。这不仅可以为HR提供更加高效的管理服务，也可以在提高员工的满意度和工作效率的同时保障员工信息的时效性和完整性，为企业的发展打下一个坚实的人力资源基础。
如果遇到员工忘记或延迟更新导致信息过期，或者应业务要求需要尽快更新信息的情况，HR可以发起对应的数据保鲜采集。平台的发起页面会自动列出需要更新相关信息的员工，HR可以在此基础上选择员工进行数据采集，也可以直接全选发起采集。采集发起后在员工登录账号时，系统会弹出数据采集的弹窗，员工需要更新数据并提交后才能进行其他操作，从而为员工信息的及时性和完整性筑起一道坚固的防线。
Type 3. 常态化定期收集非人事业务类个人信息
像个人联系方式、紧急联系人及联系方式、居住地址等与其他人事业务关联不大的，且变更一般不会太频繁的数据，HR可以发起常态化定期采集来收集信息。平台支持HR根据实际业务需求勾选采集指标和采集对象，采集对象可以按组织或岗位快速定位筛选，勾选完成后即可一键发起采集。员工在登录系统后会马上收到信息采集的弹窗，提示员工及时更新提交信息。常态化定期收集非人事业务类个人信息，可以让企业HR更加全面地掌握员工信息，保证员工信息的准确性和完整性，优化企业信息管理体系。
场景3：因新业务需求收集部分员工新信息
不仅员工信息是动态变化的，员工信息的收集需求也会跟着政策和业务需要的变化而变化。如某企业根据上级规定需要进一步规范公车使用情况，决定收集市场部等需要使用公车的部门员工的机动车驾驶证信息，以确保公车使用符合安全规范要求。但在信息收集的过程中，HR时常会遇到员工因各种原因没有填写信息、收集信息难推进的问题。
针对这一情况，红海云员工全生命周期数字化管理平台提供强制完善信息功能。HR在完成新的信息子集或字段要求设置后可以按照业务需要勾选采集对象，再选择“强制完善信息”。员工登录系统后会立即收到完善信息的弹窗，不完善提交的话则会退出登录系统，无法进行其他操作，借此确保员工及时完善信息，推进信息收集任务的顺利进行。而对于其他没有明确规定要完善新信息的部门员工，HR可以设置成“建议完善信息”，这些员工在登录系统后同样会收到完善信息的弹窗提示，但可以选择暂不完善关闭弹窗进行其他操作。这种差别化的设置可以更好地满足企业不同部门和不同员工之间的差异化业务需求，提高信息收集的效率。
红海云员工全生命周期数字化管理平台，通过自助化、自动化、一体化手段，帮助企业解决人力资源管理数字化基座问题，建立安全、可靠的员工数据库，实现数据资产的高效利用，提升数字化管理效能。
